Son dos preguntas distintas y en muchas PyMEs solo una tiene respuesta rápida. La facturación del mes sale del sistema en un minuto. En cambio, saber cuánto hay entre caja, bancos y cheques en cartera, y qué de todo eso ya está comprometido, requiere abrir tres planillas y llamar a dos personas.
Esa diferencia explica por qué una empresa puede estar vendiendo bien y aun así pasar la semana resolviendo cómo cubrir los pagos del viernes.
Las señales de una tesorería que se maneja de memoria
- El saldo real de caja se conoce recién cuando alguien hace el arqueo.
- La cartera de cheques se controla en una planilla que actualiza una sola persona.
- Nadie sabe con precisión qué cheques se depositan esta semana y cuáles la próxima.
- Las transferencias entre cuentas se anotan después, cuando hay tiempo.
- La conciliación con el extracto bancario se hace una vez por mes, o cuando aparece una diferencia.
- Las decisiones de pago se toman mirando el home banking, no el conjunto.
Facturar y ganar no son lo mismo
Hay una frase que se repite en las reuniones de dirección y que resume el problema mejor que cualquier diagnóstico.
«»Sé cuánto facturo, pero no cuánto gano.» Esta es la frase más repetida por dueños de PyMEs. El problema no es la facturación: es la falta de conexión entre ingresos, costos y movimientos de caja.»
— Libro: Dueño PYME: cómo superar una crisis de Matías Germán Franco.
La desconexión es literal: las ventas se registran en un lado, los pagos en otro y el movimiento de dinero en un tercero. Para armar el panorama completo hay que cruzarlos a mano, y eso se hace cuando se puede, no cuando se necesita.
La tesorería es un proceso, no una tarea de fin de mes
Cada cobro, cada pago y cada transferencia es un eslabón de una cadena que arranca en una venta o una compra. Cuando esos eslabones se registran por separado, el resultado final no cierra.
«Y, tal vez, una mala costumbre muy generalizada fue tratar estos asuntos en compartimentos estancos, la estrategia y la implementación de los negocios separada del diseño de sus operaciones. De hecho, una empresa podría ser definida como una sucesión de actividades que se organizan en grupos o procesos.»
— Libro: Palancas: modelo MATERIABIZ de creación de empresas perdurables de Manuel Sbdar.
Aplicado a la caja: el movimiento de dinero no es un registro contable posterior, es el final de una operación comercial que ya está cargada en algún lado.
Qué aporta TACTICA en la gestión de fondos
TACTICA administra el movimiento financiero dentro del mismo sistema donde se emiten los comprobantes que lo originan:
- Fondos: administra cajas, bancos y tesorería, con efectivo entrado, salido y saldo actual, cheques según su estado, retenciones, documentos, cheques propios y de terceros, cupones de tarjetas de crédito, transferencias y conciliación de bancos.
- Cajas y cuentas bancarias: se configuran con descripción, tipo, moneda y responsable, para asociar cada movimiento a su origen.
- Movimientos: se registran como ingreso, egreso o transferencia interna, con concepto, fecha, cuenta e importe.
- Recibos y Pagos: vinculan cada cobro y cada pago con el comprobante que le dio origen, impactando en la caja o cuenta bancaria definida.
- Conciliación bancaria: permite comparar los movimientos registrados con el extracto real, marcando coincidencias y verificando diferencias.
- Reportes de Fondos: emiten listados de movimientos por fecha, tipo de operación, caja o banco, además de arqueos, conciliaciones y saldos disponibles, exportables a Excel o PDF.
- Contabilidad: recibe los asientos correspondientes al procesar los movimientos, manteniendo coherencia entre lo financiero y lo contable.
Dos PyMEs con la caja a la vista
«Ahora con TACTICA nos resulta más fácil la gestión de tesorería y monitorear en todo momento el estado financiero de la compañía.»
— Martín Labale, Presidente de Agreed Laboratorios, industria farmacéutica veterinaria.
«También comenzamos a utilizar el módulo de requerimiento de productos, para poder hacer las órdenes de pedido desde el sistema y cerrar la operación de una compra, que a la vez se complementa con el módulo de fondos donde controlamos la cartera de cheques.»
— Cáceres, Administración de Lasarte Hermanos, fabricante, importador y distribuidor de balanzas y sistemas de pesaje.
Conclusión
Una tesorería ordenada no es la que tiene más dinero, sino la que sabe en todo momento cuánto hay, dónde está y qué compromisos vienen. Esa claridad no se consigue con una planilla mejor armada: se consigue cuando cada cobro y cada pago quedan registrados en el mismo lugar donde se emitió el comprobante que los generó.
En TACTICA, el módulo Fondos concentra cajas, bancos, cheques y conciliaciones, y se integra con Recibos, Pagos, Compras, Facturación y Contabilidad. La caja deja de ser un misterio que se despeja a fin de mes.
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