La factura sale en dólares. El cliente paga treinta, sesenta o noventa días después, en pesos. Entre una fecha y la otra el tipo de cambio se movió. El cliente asegura que canceló, la cuenta corriente muestra un saldo que nadie sabe explicar y alguien de administración termina rehaciendo la cuenta a mano para ver quién tiene razón.
El problema no es trabajar con dos monedas. Es que la deuda queda registrada en una y el pago entra en otra, sin un criterio claro para pasar de una a la otra.
Por qué el lío empieza en la factura y no en el presupuesto
Muchas empresas cotizan en dólares y no tienen ningún inconveniente. Un presupuesto es una propuesta: mientras no se convierte en venta, no genera deuda ni mueve la cuenta corriente del cliente. Puede estar en la moneda que sea.
La historia cambia con la factura. Ahí nace la deuda, con un importe y una moneda concretos. Y se cancela con el recibo, que registra lo que efectivamente se cobró. Si la factura quedó en dólares y el recibo entra en pesos, la cotización que se aplique en ese momento define si la cuenta queda en cero o con un saldo de diferencia. Ese es el punto exacto donde aparece la diferencia de cambio.
Dónde se generan los saldos que nadie puede explicar
- La factura se emite en dólares y el cobro se imputa en pesos con una cotización distinta a la que el cliente tomó para pagar.
- Cada persona de administración aplica un tipo de cambio diferente: el del día, el de ayer, el que acordó el vendedor de palabra.
- Los pagos parciales se imputan sin un criterio uniforme y dejan restos de centavos o de dólares en la cuenta.
- Nadie puede responder si el cliente canceló su deuda en dólares o solo el importe que figuraba en pesos.
- Las diferencias se discuten con el cliente sin un comprobante que las respalde.
- Los saldos se limpian con ajustes internos que después nadie puede justificar.
Lo que se facturó y lo que se cobró tienen que poder compararse
Una venta facturada en una moneda y cobrada en otra involucra dos datos: la deuda original y el importe percibido. Si el sistema no permite ver los dos, la empresa pierde la referencia que le dice si la operación se cerró en los términos pactados.
«Es imposible tomar buenas decisiones con respecto a la producción de bienes y servicios sin contar con datos precisos. Los análisis de datos y los reportes de gestión les permiten a las pymes «auscultar» el funcionamiento de la empresa y detectar las necesidades de mejora de los procesos internos.»
— Libro: El futuro de las Pymes de Damián Di Pace.
Con tipo de cambio móvil, esa precisión deja de ser un detalle contable: define si el margen que se calculó al vender llegó entero al momento del cobro o se diluyó en el camino.
Cada ajuste manual se paga en horas que nadie contabiliza
Cada vez que alguien tiene que dejar una cuenta corriente en cero a mano, gasta tiempo que debería destinar a cobrar, no a recalcular. Y esas horas no aparecen en ningún costo.
«Toda empresa necesita datos duros, estadísticas y métricas fiables, o KPI. Básicamente, métricas para evaluar de forma concreta el rendimiento de una organización, un proyecto, un área o incluso una persona en relación con objetivos dados.»
— Libro: El Método Briones de Beltrán Briones.
En este caso, el dato duro es simple: cuánto se facturó, cuánto entró y qué diferencia quedó. Sin esos tres números a la vista, cada cuenta se convierte en una pequeña investigación.
Tres criterios que conviene definir antes de la próxima cobranza
Se fijan una sola vez y ordenan la mayor parte del problema:
- Qué cotización se aplica al cobrar. La del día de la factura, la del día del pago o una pactada. Tiene que ser la misma para todo el equipo de administración.
- Cómo se informa al cliente. La condición cambiaria tiene que figurar por escrito en las condiciones de venta, para que el cliente sepa a qué cotización va a imputarse su pago.
- Con qué comprobante se documenta la diferencia. Cuando el cobro no coincide con lo facturado, corresponde emitir el comprobante que respalde ese ajuste —según el caso, una nota de débito o de crédito— en lugar de borrar el saldo con un movimiento interno sin sustento. El tratamiento impositivo conviene definirlo con el contador.
Qué aporta TACTICA en el circuito de facturación y cobranza
TACTICA concentra en un mismo circuito los comprobantes que crean la deuda, los que la cancelan y los que documentan las diferencias:
- Facturación: emite y da seguimiento a las facturas de venta, con cuentas corrientes y saldos de cuentas corrientes, notas de crédito y débito, análisis de saldos y seguimiento de cobranzas.
- Recibos: registran los cobros vinculados a las facturas, con cobro de varias facturas al mismo tiempo, recibos previos y posteriores a la factura, cuentas corrientes y cash flow.
- Empresas: concentran la cuenta corriente de cada cliente junto al resto de su historial comercial.
- Fondos: registran el ingreso real del dinero en la caja o cuenta bancaria, cada una configurada con su moneda.
- Contabilidad: toma la moneda principal definida en los parámetros contables y recibe los asientos de cada comprobante procesado.
- Reportes: permiten revisar saldos y cobranzas por cliente y período sin armar planillas paralelas.
- Strategikon: complemento de inteligencia operativa que detecta facturas próximas a vencer o ya vencidas y avisa al responsable.
Dos empresas con las cuentas corrientes bajo control
«Con los clientes nos ayudó mucho tener un control sobre las cuentas corrientes, porque se achica mucho el margen de error: sabemos lo que se factura y lo que se paga, se cancele o no la factura. Las cuentas corrientes son muy certeras al momento de chequearlas con el cliente.»
— Cáceres, Administración de Lasarte Hermanos, fabricante, importador y distribuidor de balanzas y sistemas de pesaje.
«Mis vendedores se pueden conectar a TACTICA CRM y consultar cómo está la cuenta corriente, algo que antes no se podía hacer. Eso es un gran adelanto.»
— Martín Labale, Presidente de Agreed Laboratorios, industria farmacéutica veterinaria.
Conclusión
Facturar en una moneda y cobrar en otra es parte de la realidad de muchas PyMEs. Lo que complica la gestión no es eso, sino que cada persona aplique su propio criterio y que las diferencias se resuelvan con ajustes que no dejan rastro. Ahí nacen los saldos que nadie explica y las discusiones que desgastan la relación con el cliente.
En TACTICA, la factura, el recibo, las notas de crédito y débito y la cuenta corriente de cada cliente forman parte del mismo circuito. Con criterios definidos de antemano, la conversación con el cliente deja de ser una discusión de números y pasa a ser una consulta de pantalla.
Pedí una demo personalizada de TACTICA y descubrí cómo ordenar la facturación y la cobranza cuando trabajás con más de una moneda.
