La compra se cierra en dólares, el flete se paga aparte, los derechos y gastos de despacho llegan semanas después y la mercadería ya está vendiéndose mientras alguien arma la planilla que define cuánto costó realmente. Para cuando el número está listo, la lista de precios lleva un mes desactualizada.
Las PyMEs que importan conviven con esa demora. El problema no es importar: es que el circuito de importación suele quedar por fuera del sistema donde vive el resto de la operación.
Dónde se rompe el circuito
Vale la pena identificar los puntos exactos donde la información se despega de la realidad:
- La orden al proveedor del exterior se sigue por mail, sin estado visible para el resto.
- Los gastos asociados a cada embarque se anotan en una planilla aparte.
- La mercadería ingresa al depósito antes de que alguien calcule su costo final.
- Las cotizaciones a clientes se arman con un costo que quedó viejo.
- Nadie puede decir, sin hacer cuentas, cuánto costó una operación de importación puntual.
- Compras, depósito y administración manejan versiones distintas del mismo embarque.
Subestimar los costos es el error más caro de una PyME
En una operación de importación el precio de compra es apenas una parte del costo. Lo demás aparece repartido en el tiempo y en distintos comprobantes, y es ahí donde se pierde la cuenta.
«No solo se trata de saber vender, sino de nunca subestimar los costos y la estructura. El desafío no es solo crear o crecer, sino trascender en el tiempo.»
— Libro: ADN PyME: claves para darle vida y mejorar tu PyME de Jonatan Loidi.
Cuando el costo real recién se conoce dos meses después del desembarque, la empresa vende durante dos meses con un número aproximado. En contextos de tipo de cambio móvil, ese margen de error se come buena parte de la ganancia.
Decidir con el número a mano, no con el número estimado
La diferencia entre una empresa importadora ordenada y otra que improvisa no está en el volumen que mueve, sino en la velocidad con la que sabe cuánto le costó lo que tiene en el depósito.
«Si un carpintero tuviera poca madera o pocos clavos, trabajaría limitado; y si un ejecutivo tiene pocos datos, también va a decidir peor. Por eso, de hecho, siempre pienso que si te cuesta tomar una decisión acerca de algo, es porque te faltan datos.»
— Libro: El Método Briones de Beltrán Briones.
Fijar precios, decidir si conviene reponer o negociar con un proveedor del exterior son decisiones que dependen de un dato: el costo cargado y actualizado. Sin eso, se decide por intuición sobre una operación que ya es compleja de por sí.
Qué aporta TACTICA en el circuito de importación
TACTICA contempla la operatoria de importación dentro del mismo circuito de compras, stock y facturación:
- Requerimientos y Órdenes de Compra: generan las solicitudes al proveedor con fecha de entrega, trazabilidad y carpetas de importación.
- Entregas: procesan los remitos confeccionados por terceros y la recepción de la mercadería enviada por los proveedores, incluso cuando una entrega involucra varias órdenes de compra. Según cómo esté configurado el circuito, el ingreso al stock puede registrarse por Entregas (opción por defecto) o por Compras.
- Compras: registran las facturas, notas de crédito y débito con cuenta corriente por proveedor, centro de costos y carpetas de importación.
- Matriz de Productos: mantiene los precios de costo por artículo con uno o varios proveedores vinculados.
- Presupuestos: toman los precios de la Matriz de Productos para cotizar sobre un costo actualizado, con envío por correo o WhatsApp en PDF.
- Facturación: emite los comprobantes de venta de la mercadería ya ingresada, con centro de costos y factura electrónica en Argentina, México, Uruguay y Chile.
- Stock e Inventario: administra múltiples depósitos, movimientos entre ellos, números de serie, partidas y lotes.
- Contabilidad: toma la moneda principal definida en los parámetros contables y recibe los asientos de cada comprobante procesado.
Dos empresas que importan y lo resolvieron dentro del sistema
«Se cierra un presupuesto como ganado, lo convertimos en pedido y en el depósito se ve si hay mercadería faltante. Si la hay, se genera un requerimiento al proveedor, llega la mercadería, se completa el pedido, y finalmente remitimos y facturamos. Todo se hace a través del sistema.»
— Francisco Damiano, Titular de Proinda, industria y comercio.
«Antes usábamos un programa hecho a medida, pero muy rústico. Por ejemplo, no tenía nada de la parte de compras. De hecho, teníamos 2 o 3 sistemas que usábamos para cubrir compras, stock y ventas.»
— Emilio García, Presidente de Servicios Viales de Santa Fe, repuestos para motores y maquinaria pesada.
Conclusión
Importar agrega pasos, plazos y comprobantes que llegan desfasados. Lo que define el resultado es si todo ese recorrido queda registrado en el mismo lugar donde después se fija el precio y se vende, o si vive en planillas que alguien actualiza cuando puede.
En TACTICA, las órdenes al proveedor, las entregas recibidas y las compras comparten circuito, con trazabilidad y carpetas de importación, y esa información queda disponible para cotizar y facturar sobre un costo actualizado. El costo deja de reconstruirse a mano cada vez que hay que decidir un precio.
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