Hay un ritual que se repite al final de cadalos meses en miles de PyMEs. El contador pide los comprobantes. Alguien de administración arma una carpeta, exporta planillas, revisa qué falta. Diez días después, llega un mail pidiendo aclaraciones sobre movimientos que nadie recuerda. Y el balance del mes anterior queda listo cuando el mes en curso ya está por terminar.
Ese retraso no es culpa del contador ni del administrativo. Es la consecuencia de que la información contable se construya después, en lugar de generarse mientras la empresa opera.
Cómo se nota que la contabilidad va detrás de la operación
- Los números del mes recién están disponibles cuando ya pasaron varias semanas.
- Se exportan planillas para el estudio contable y después vuelven con correcciones.
- Nadie sabe con certeza si un comprobante ya fue imputado o quedó pendiente.
- Los asientos se cargan a mano, con el riesgo de error que eso implica.
- No hay forma rápida de ver cuánto costó un proyecto, una sucursal o una línea de negocio.
- Las decisiones del mes se toman con números períodos anteriores
Digitalizar áreas sueltas no cierra el círculo
Muchas PyMEs tienen un sistema para facturar, otro para la parte contable y planillas para todo lo demás. Cada uno funciona razonablemente bien por separado. El problema aparece en las uniones: ahí es donde alguien tiene que copiar datos, y donde el mes se atrasa.
«El ERP va a permitir trabajar en conjunto la contabilidad, los recursos humanos, depósitos, logística, ventas y sus variables asociadas. El CRM incluye marketing, comercial, atención al cliente e inteligencia de negocio.»
— Libro: El futuro de las Pymes de Damián Di Pace.
La contabilidad no es un área aparte que recibe información al final del camino. Es el registro de lo que pasó en ventas, compras, cobranzas y pagos. Si esos circuitos ya viven en un sistema, los asientos deberían surgir de ahí y no volver a cargarse.
La diferencia la hace la implementación, no la intención
Casi todas las PyMEs saben que deberían tener la contabilidad al día. Lo que falta no suele ser voluntad, sino un circuito que lo haga posible sin esfuerzo adicional.
«Así que tomando como referencia la frase de Steve Jobs: «Pago un dólar por una idea y un millón por una implementación», sabemos que ideas abundan, pero falta gestión para hacerlas realidad.»
— Libro: Dueño PYME: cómo superar una crisis de Matías Germán Franco.
Tener la contabilidad ordenada no depende de proponérselo en enero. Depende de que cada factura emitida, cada compra procesada y cada pago registrado dejen su asiento en el momento en que ocurren.
Qué aporta TACTICA en el circuito contable
TACTICA genera la información contable a partir de la operación diaria, sin pedirle a nadie que la vuelva a cargar:
- Contabilidad: registra las operaciones realizadas en el sistema con generación manual y automática de asientos, asiento resumen, múltiple empresa, libro diario, ejercicios contables, árbol de cuentas, balance, renumeración, plantillas y exportación de información a planillas de cálculo para su manipulación.
- Facturación: emite los comprobantes de venta, con factura electrónica en Argentina, México, Uruguay y Chile.
- Compras y Pagos: procesan los comprobantes de proveedores y sus cancelaciones, con cuenta corriente, detalle de IVA y centro de costos.
- Fondos: administra cajas, bancos y tesorería, con cheques propios y de terceros, retenciones, transferencias y conciliación bancaria.
- Reportes contables: permiten emitir listados como Mayor de Cuentas, Balance de Sumas y Saldos, Balance General o Estado de Resultados, filtrando por rango de fechas, cuentas o centros de costos.
- Administrador: define roles y permisos, de modo que solo el personal autorizado pueda crear cuentas, generar asientos manuales o procesar cierres.
La configuración inicial del módulo incluye la definición del ejercicio contable, la creación o importación del plan de cuentas y la parametrización de impuestos con su cuenta contable asociada. Hecho ese trabajo una vez, los comprobantes que se emiten en los módulos operativos imputan a las cuentas correspondientes.
Dos PyMEs que unificaron lo comercial con lo administrativo
«Yo quería una herramienta que tuviera tanto lo comercial como lo administrativo. Descubrimos que TACTICA CRM tiene muy bien integradas ambas cosas.»
— Norberto Isikawa, Presidente de Isikawa Electrónica, seguridad electrónica y equipamiento.
«Hasta ese momento la empresa contaba solamente con un software administrativo. Detectamos que para toda la gestión comercial necesitábamos una manera de responder al aumento de consultas y operaciones comerciales y administrativas. Nos hacía falta una herramienta profesional, ágil y de fácil puesta en marcha.»
— Carlos Rosset, Presidente de CC TECH, servicios de consultoría IT.
Conclusión
Que el cierre llegue tarde no es un problema contable: es un problema de circuito. Cuando la información se arma después, siempre va a llegar cuando ya no sirve para decidir. Cuando se genera mientras la empresa opera, el balance deja de ser una tarea de fin de mes y pasa a ser una consulta disponible.
En TACTICA, los asientos se generan al procesar los comprobantes en Facturación, Compras, Pagos y Fondos, y los reportes contables se emiten desde el mismo entorno. El contador recibe información consistente y la dirección deja de esperar para saber cómo cerró el mes.
Pedí una demo personalizada de TACTICA y descubrí cómo integrar la contabilidad al circuito diario de tu PyME.
