Gracias a TACTICA CRM, la empresa que brinda soluciones de comunicación visual y fabrica piezas en acrílico, dejó de utilizar múltiples herramientas para organizar la agenda de clientes, llevar un control de los proveedores, registrar las cobranzas, el stock, etc. En definitiva, encontró una solución integral para la gestión administrativa y comercial.

El desafío

Hacia mediados del año 2006, Egox sentía que la organización de las tareas cotidianas le demandaba mejores instrumentos que le permitieran llevar adelante un mayor control y orden interno. Si bien contaba con una buena organización de la facturación, gracias al uso de un sistema a medida, no tenía una base de datos de clientes actualizada, y mucho menos una herramienta que le permitiera integrar todas las acciones en un solo lugar.

“El sistema de facturación que teníamos era eficiente para la emisión, cobro, y control de comprobantes y pagos, pero no nos permitía llevar la información del trato con el cliente, lo que intentábamos hacer a través de diversas planillas o archivos en programas, aunque la tarea no siempre se cumplía”, recuerda Leandro Szwarcberg, responsable de Administración de Egox.

En efecto, la empresa manejaba distintas utilidades por separado para cada tarea. Así, en un Exchange contaban con una carpeta por cada cliente con los correos, conversaciones y datos del contacto; en Excel guardaban el historial de las cotizaciones; y a través del sistema de facturación realizaban las facturas, remitos y demás documentos fiscales. “Esto hacía que muchas veces duplicáramos las tareas, como registrar los pagos en una planilla de contabilidad en Excel y en el sistema de facturación para sacar los pagos”, cuenta Leandro.

La solución

“TACTICA CRM era la solución que integraba prácticamente todos los requerimientos que teníamos”, dispara el encargado de Administración de Egox. Sin embargo, hasta llegar a ella recorrieron un largo camino de evaluación y prueba de distintas soluciones.

De hecho, en primer lugar consideraron la posibilidad de hacer un software a medida, ya que la experiencia anterior les había resultado cómoda desde el punto de vista que la solución se amoldaba a su uso, “pero como contrapartida cada cambio o modificación nos ataba a un programador que conociera el sistema”, explica Leandro. “También evaluamos otros software con mayor antigüedad y experiencia que TACTICA CRM, como Tango, pero las soluciones eran extremadamente cerradas y estaban centradas en mejorar la administración y contabilidad de la empresa, pero no atendían nuestro requerimiento de un CRM; y hubo otras soluciones que descartamos por costos, ya que la implementación y parametrización eran muy onerosas para lo que estábamos dispuestos a invertir siendo una PyME”.

Para el encargado de Administración, “la idea de TACTICA CRM, de poder integrar en una misma solución, el historial de las conversaciones con los clientes, el intercambio de correo, pedidos, facturación, agenda, proveedores, pagos y demás funciones del funcionamiento diario de la empresa era por demás prometedora”.

Los resultados

Y la puesta en marcha de TACTICA CRM finalmente rindió sus frutos: “la principal solución que tiene el sistema es que es realmente integrador. Tiene una inmensa cantidad de herramientas que nos permite contar con funciones desde el control de la agenda de cada vendedor, qué habló con cada cliente, los correos y conversaciones; hasta todo el proceso posterior a la venta y el manejo con proveedores, facturación, contabilidad, cobranzas, stocks, cashflow etc”, destaca Leandro.

Por otra parte, el encargado de Administración de Egox también destaca la evolución y mejora del soporte técnico de TACTICA CRM: “cuando recién tomamos el sistema, por el año 2006, muchas veces resultaba difícil contactar a un operador que nos pudiera brindar soluciones. Pero esto fue mejorando, y en la actualidad hay soporte en línea en el día, y la asistencia remota mejoró sustancialmente la resolución de conflictos. Además, la gente de desarrollo está más abierta a la búsqueda de soluciones y mejoras”.

En definitiva, gracias a TACTICA CRM, ahora Egox puede llevar un control más detallado de los clientes, lo que les permitió tener una mejora sustancial en los tiempos de respuesta a sus requerimientos. “A su vez, el sistema va agregando, a través de actualizaciones, nuevas funciones y herramientas que lo hacen cada vez más funcional”, concluye.

Acerca de EGOX…

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