Con la ayuda de uno de los consultores externos, Vaccaro Hermanos se animó a implementar TACTICA CRM para poder ordenar la información de sus clientes y hacer el seguimiento de las ventas. Hoy no solo tiene implementado 100% el CRM sino que piensa a futuro qué otros sectores de la empresa puede gestionar con el sistema.

El desafío

“No teníamos implementado ningún software para manejar la parte comercial de ventas, pero sí para el sector contable. Es decir, nos manejábamos con una base de datos en Excel, pero como ese sistema era bastante poco práctico decidimos cambiarlo”, explica Mónica Vaccaro, Directora de Vaccaro Hermanos.

Lo que percibía la empresa era que había un orden y una organización aceitada en la facturación, pero que existía una falta de sistematización en el proceso anterior, es decir en todo el circuito que debe seguir una operación desde que se envía un presupuesto a un cliente hasta que se concreta la venta. “No podíamos localizar fácilmente la información, hacer seguimientos era muy engorroso y había siempre un ímpetu para empezar a hacer un seguimiento pero nunca se llegaba a concretar y veíamos que las pocas veces que lográbamos hacer un seguimiento se cerraban ventas, entonces era evidente que había algo que nos estaba faltando”, describe Mónica.

La solución

La Directora de Vaccaro Hermanos recuerda que la decisión de poner en funcionamiento TACTICA CRM les tomó un tiempo de análisis, pese a que “sabíamos que estaba orientado a lo que somos nosotros”. Para Vaccaro Hermanos, una empresa familiar con larga trayectoria en la importación de instrumentos de precisión, implementar un nuevo sistema les traía cierta incertidumbre y temor hacia lo desconocido. “Nosotros veníamos en contacto con TACTICA CRM desde hace muchos años pero siempre nos parecía que iba a ser muy difícil hacer la migración. Sin embargo, se hizo bastante fácil ya que lo implementamos en Mayo de 2012 y para Agosto o Septiembre ya estaba funcionando a full, es decir que ya estábamos usando el CRM de TACTICA directamente”, señala Mónica.

El encargado de poner en marcha el sistema fue Ángel Rondó, consultor externo de TACTICA CRM, quien le demostró a los dueños que la herramienta funcionaría a la perfección en una empresa importadora y con las características de Vaccaro Hermanos. “Y la verdad que fue cierto, se adapta muy bien a nuestras necesidades”, agrega Mónica.

De a poco la gestión de la empresa fue cambiando con la ayuda de TACTICA CRM, y cada nueva implementación del sistema fue acompañada con el tiempo de adaptación que lleva familiarizarse con una nueva herramienta. “El software arrancó en la parte de ventas, está ahora operativo en todo lo que es el departamento técnico y reparaciones, el próximo paso es el departamento de importación y en un futuro la idea también es implementarlo en la parte contable”, señala Mónica y agrega: “somos una empresa chica y todos los cambios cuestan, así que priorizamos empezar por el sector que más se necesitaba”.

Los resultados

El miedo al cambio se fue diluyendo a medida que Vaccaro Hermanos pudo comprobar cómo TACTICA CRM le resuelve los problemas que antes tenían para hacer el seguimiento de las ventas, conocer el estado de una operación o saber hasta el detalle cuál fue la ultima conversación con un cliente. Y como “el entusiasmo es contagioso”, Vaccaro ya no duda en avanzar hacia su objetivo de centraliza toda su gestión en TACTICA CRM. “Ves que el sistema está bueno, que sirve y que te ayuda, decidimos seguir adelante y descubrimos que para la parte de reparaciones es buenísimo, y después para la de importación también”, dice Mónica.

La Directora de Vaccaro Hermanos reconoce que “a lo nuevo uno siempre le tiene cierto temor”, pero que solo se trata de familiarizarse “y darse cuenta que wow, te llama un cliente y vas al sistema y ves todo el historial, los presupuestos, y podés responder mucho mejor”.

Además de contar con información precisa, de poder hacer el seguimiento de las ventas, de tener una base de datos de clientes centralizada y hasta una mejor estética y homogeneidad en todos sus presupuestos, Mónica Vaccaro sostiene que “todo esto redunda en un mayor orden para la empresa, para lo cual el cliente en definitiva se ve beneficiado”. Es decir, con el volumen de trabajo que manejan a diario en Vaccaro sería imposible rastrear cada información en forma manual. Así lo explica Mónica: “hoy por hoy todos recibimos una gran cantidad de emails y el solo hecho de volver a enviarle un presupuesto a un cliente hace que se acuerde que tiene un tema pendiente. Por eso, de alguna manera TACTICA CRM nos ordenó. Además, nos dimos cuenta de que lo empezábamos a usar y nos íbamos entusiasmando por las opciones que tiene, y eso hace que quieras implementarlo, te hace querer dejar lo que usabas antes”.

Acerca de Vaccaro…

Fundada en la necesidad de proveer de instrumentos de control a la industria argentina, Vaccaro Hermanos es una pyme familiar con presencia desde hace más de cincuenta años en el mercado local. Además de importar instrumentos de precisión, es representante exclusivo de las empresas líderes en el mercado mundial de instrumentos y equipos para el control de la calidad.