Caso de éxito

TACTICA CRM, la clave para ahorrar personal

FORMACO reemplazó un sistema básico de gestión y facturación por TACTICA CRM y a partir de allí centralizó toda su información en una sola base de datos. El acceso a los datos ahora resulta mucho más ágil y además tiene la posibilidad de ver el historial de cada cliente, hacer el seguimiento de cotizaciones, generar reportes y exportarlos para analizar variables y tomar decisiones, entre muchas otras opciones.

El desafío

“Teníamos un sistema de gestión no muy conocido, bastante pequeño y modesto, que nos servía para el control de stock, cheques y facturación”. Así describe Walter Fuentes, Socio Gerente de FORMACO, el modo en que trabajaba la empresa hasta mediados de 2010. Si bien el software que tenían instalado funcionaba bien, Walter recuerda que además de ese programa tenían que utilizar otros recursos para manejar datos sensibles de la organización, como por ejemplo la contabilidad. “El programa anterior nos obligaba a tener que llevar mucha información por afuera del sistema. Solamente nos permitía hacer la facturación, llevar el control de stock y también usábamos mucho las cuentas corrientes, compras y ventas solamente, pero toda la parte de CRM, cotizaciones y seguimiento de cotizaciones no podíamos hacerlo”, explica Walter.

La realidad era que FORMACO necesitaba crecer y contar con un software que respaldara sus actividades, por lo que se decidió a abandonar su viejo sistema en busca de una herramienta más completa. “Además de TACTICA CRM evaluamos dos empresas más. Nos pasaron sus presupuestos, nos mostraron sus aplicaciones, y entre todas elegimos a TACTICA CRM”, señala el Gerente de FORMACO.

La solución

La decisión fue más simple de lo que se imaginaban, solo tuvieron que probar el producto y comprobar que la relación costo-beneficio era satisfactoria. Así lo explica Walter: “nos decidimos por TACTICA CRM porque el software nos pareció bastante completo. En cuanto al precio, había una empresa que era mucho más cara y la otra era bastante similar, pero entre esas dos TACTICA CRM nos pareció que tenía mejor el tema de soporte y muy bien desarrollado lo que es CRM”.

Walter cuenta que no tuvieron dificultades con la implementación “vimos los videos de TACTICA CRM y con la ayuda de la gente de soporte fuimos implementando desde el inicio la migración de datos hasta el día de hoy”.  De esta manera, los veinte empleados que trabajan en FORMACO utilizan el sistema de CRM a diario para realizar las cotizaciones, manejar el stock de productos, ingresar los pedidos y confeccionar remitos y facturas. Además, actualmente se encuentran implementando el soporte y están por dar de alta la parte de contabilidad. “Lo bueno es tener centralizado todo en un sistema, y al trabajar en equipo cada área va actualizando toda la información de un mismo cliente o proveedor en una misma base de datos. El acceso a la información es mucho más rápido y el historial que se lleva por cada cliente es muy valioso”, describe Walter.

Los resultados

Además de agilizar las tareas y de trabajar con una base de datos centralizada, Walter destaca la practicidad del sistema para generar reportes y realizar análisis de datos. “La exportación de datos también es muy dinámica. Si requerimos alguna información podemos exportarla fácilmente y luego trabajar con eso”, reflexiona el Gerente de FORMACO.

Para Walter, también resulta muy ágil realizar las cotizaciones con TACTICA CRM. “Generalmente recibo un email con el requerimiento de algún producto o nuestra lista de precios, y desde ahí hago las cotizaciones. Luego, cuando el cliente la aprueba, ya directamente desde el presupuesto generamos el pedido y desde ahí ya se hace la factura. Hacemos todo el circuito desde TACTICA CRM”, dice el ejecutivo. Además, la empresa configuró una plantilla con las fotos de todos sus productos que “reemplazó al modelo en Word que usábamos antes, que era muy básico”.

El Gerente de FORMACO no deja de sorprenderse de la cantidad de tareas que realiza a diario y que no podría realizar con éxito sin el sostén de TACTICA CRM. “Cuando termino el día veo la cantidad de emails y de cosas que hago que, de otra forma o con el sistema con el que trabajábamos antes, sería imposible de concretar. No lo tengo cuantificado, pero seguramente tengo un ahorro en personal”, declara Walter.

Acerca de FORMACO…

Comenzó sus operaciones en 1998 con la fabricación de flejes de polipropileno, hebillas de alambre y sellos. Además, es importador de maquinaria y herramientas de flejado. Asimismo, ofrece el servicio técnico de todas las marcas de flejadoras y también provee complementos para el embalaje, como film stretch, cintas autoadhesivas, precintos de seguridad, rollos de cartón corrugado, entre otros

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