Caso de éxito

Pehuén da en el blanco con TACTICA CRM

Gracias a la implementación de TACTICA CRM, Pehuén automatizó sus procesos de administración, ventas y facturación. De esta manera, puede personalizar sus campañas de marketing, realizar el seguimiento de las cotizaciones y cerrar más ventas con la ayuda de la facturación electrónica.

El desafío

Pese a ser una micropyme con solo cuatro empleados, Pehuén siempre tuvo la certeza de que utilizando las herramientas tecnológicas adecuadas podía ofrecer un servicio de mejor calidad a sus clientes. Sin embargo, por un largo período, se manejó con un sistema de gestión que apenas si le permitía llevar adelante la facturación y las cuentas corrientes. Pero había algo fundamental que quedaba afuera del circuito: los presupuestos y el seguimiento de las cotizaciones debían hacerse a mano. “Lo hacíamos en forma bastante casera”, dispara el dueño de Pehuén Juan Pablo Pagano, y sigue: “trabajábamos con el Outlook y procesadores de texto, íbamos guardando los archivos en carpetas pero se hacía bastante difícil hacer un seguimiento”.

Si bien la empresa intentaba automatizar las tareas, las herramientas con las que disponían no le permitían hacer un trabajo eficiente y ágil. “Teníamos una planilla armada en el Word, pero no era lo ideal porque no podíamos hacer un seguimiento, lo que se hacía bastante complicado. La información se extraviaba porque quedaba en dos entornos distintos: por un lado en el Outlook y por el otro en las carpetas donde se guardaban las cotizaciones”, describe Pagano.

La solución

Los presupuestos y las ventas aumentaban a la par de que el almacenamiento de la información se hacía cada vez más caótico en Pehuén, hasta que un día reciben un email de TACTICA CRM. Así lo recuerda Pagano: “justo el slogan o la consigna que tenía el email era lo que estábamos necesitando nosotros que era ordenar la información de los clientes y poder hacer un seguimiento de las ventas”.

A Pehuén lo cautivó de inmediato el hecho de que TACTICA CRM concentrara en un solo sistema la base de datos de sus clientes, las cotizaciones, la facturación y todas las herramientas necesarias para realizar el seguimiento de presupuestos y campañas de marketing. “Al ser una empresa chica, resulta importantísimo tener todo en un solo sistema. Poder visualizar la radiografía de cada cliente en un solo lugar hace que uno no tenga que depender de nadie porque está todo en el sistema. Es cuestión de visualizarlo, la historia clínica del cliente está ahí”, señala el dueño de Pehuén.

Para comenzar a trabajar con TACTICA CRM, la empresa primero se abocó a la migración de la información de todos sus clientes que tenía en el sistema anterior, lo que les facilitó bastante la carga de datos. A partir de allí solo fue cuestión de familiarizarse con la herramienta. “De a poco empezamos a alimentar el sistema y nos dimos cuenta de que trabajar resulta muy sencillo, es muy amigable”, explica Pagano.

Los resultados

Uno de los avances más significativos que logró Pehuén de la mano de TACTICA CRM fue la implementación de la factura electrónica. Según el dueño de Pehuén, la facturación electrónica les facilitó muchísimo la gestión “porque no tenemos que estar entrando en el sistema de la AFIP sino que hicimos el enlace con ellos gracias a que armamos unas máscaras, con la ayuda de los asesores externos de TACTICA CRM, que funcionan muy bien. Además, el sistema es rápido y eso nos da la posibilidad de ver las instancias de las cuentas corrientes, hacer el seguimiento de las compras de cada cliente y conocer estadísticas”.

Pehuén es proveedor directo de empresas alimenticias de gran tamaño, por lo que no puede correr el riesgo de enviar un email y que este se pierda entre millones de correos que reciben sus clientes. Así lo explica Pagano: “si el email no llega personalizado lo reciben como spam, por eso TACTICA CRM nos da la posibilidad de que el email sea visto y sea recibido. No es un tiro al aire, sino que uno hace blanco con lo que envía. Y eso nos da muchos resultados, ya que tenemos mucho ida y vuelta con los mailings. Además, nos damos cuenta que esto nos permite ganar algunas cotizaciones con respecto a otros proveedores.”.

La empresa también destaca que al trabajar de manera sistematizada, cuando un cliente llama y pide una información, cualquier empleado le puede proporcionar rápido una respuesta ya que resulta mucho más ágil buscar un dato en el sistema y así se evitan interferencias. “Cuando uno tiene una estructura chica da muchas ventajas por el manejo de la información. TACTICA CRM para mí es como tener una secretaria, no necesitas estar preguntando qué se le cotizó a un cliente, ni perdiendo tiempo en buscar la cotización, sino que está todo en el sistema” concluye Pagano.

Acerca de Pehuén…

Se dedica a la comercialización de repuestos y accesorios para instalaciones de frío. Posee un variado stock que le permite abastecer a la industria de todos los materiales necesarios para la automatización y control de sus instalaciones frigoríficas. Además, ofrece asesoramiento e implementación de instalaciones frigoríficas industriales, atención personalizada y profesional y materiales de excelente calidad a precios competitivos.

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