Desde que en Sistemas y Servicios implementaron TACTICA CRM el trabajo resulta más dinámico y ya no pierden tanto tiempo en consultar papeles. Gracias a eso lograron mayor celeridad en sus tareas y ganaron un 70% más de tiempo.

El desafío

En Sistemas y Servicios gestionaban los presupuestos, órdenes de compra y toda la facturación a través de un sistema que corría en MS-DOS (el primitivo sistema operativo de Microsoft). En verdad, eran más las complicaciones y limitaciones que les producía, que los resultados y beneficios que obtenían.

Además, según explica Jésica González, responsable de Ventas y Proveedores, utilizaban una planilla de Excel complementaria en la que “manejábamos el listado de productos y hacíamos un control de los presupuestos”. Sin embargo, Jésica tampoco se olvida de que con ese método “no podíamos especificar demasiado, así que en la descripción del producto escribíamos solo algunas cosas. También resultaba muy engorroso cuando teníamos que buscar antecedentes, y debíamos recurrir todo el tiempo a los papeles”.

La solución

Así fue como el Director de Sistemas y Servicios tomó la determinación de encontrar una solución integral. Según recuerda la responsable de Ventas: “Una de las empresas de nuestro grupo, Tecnología Integral, ya tenía un sistema de gestión pero nuestro Director veía que no era muy dinámico y que les estaba costando demasiado, así que a través de otra empresa conocida que usaba TACTICA CRM nos llegó la recomendación”.

La experiencia de migrar al nuevo sistema fue buena. Jésica se dedicó algunos meses a ver los videos de capacitación online de TACTICA CRM y nos cuenta: “A partir de ahí pude exportar toda la información que teníamos en el sistema viejo a tablas de Excel, y de allí pudimos importar toda la información referida a empresas, clientes, proveedores, contactos, etcétera”.

La responsable de Ventas dice orgullosa que una vez que aprendió a importar los datos con la ayuda de las aulas grabadas de TACTICA CRM “ya lo pude hacer sola, así que iba haciendo pruebas y tratando de adaptarlo siempre al proceso de la oficina”.

Los resultados

Jésica describe como cualidad más importante de TACTICA CRM que es un sistema “muy dinámico”, y profundiza: “Lo vi muy parecido a Windows por el hecho de contar con ventanas, algo con lo que todos estamos familiarizados”. De esta manera Jésica confirma lo fácil que resulta el aprendizaje del sistema y asegura que “una vez que conocés su funcionamiento, todo es cuestión de práctica”.

Jésica explica de la siguiente manera el control que lograron con TACTICA CRM: “Podemos saber cuántas veces le cotizamos a un mismo cliente, buscar un antecedente, hacer el pedido y luego todas las órdenes de compra, el correo electrónico, que lo usamos mucho para saber si se envió una orden de compra o un presupuesto, y los avisos para programar alertas entre nosotros cuando faltamos o necesitamos avisar algo importante”.

Otro aspecto que destaca Jésica es que “con TACTICA CRM hemos logrado no depender tanto del papel al tener todo en un mismo sistema y ver la totalidad del proceso. Antes, si una persona usaba el sistema otro no podía ingresar, entonces si uno hacía presupuestos el otro no podía facturar, por lo que teníamos que turnarnos o acumular las tareas y ponernos de acuerdo para no superponernos”.

La forma de trabajo que conocían en Sistemas y Servicios antes de TACTICA CRM se modificó sustancialmente, ya que ahora cualquier usuario puede ver todo el proceso comercial sin tener que recurrir a los papeles y, como dice Jésica: “Con un clic podés moverte dentro del sistema y saber, por ejemplo, si un material está pendiente, cuándo es la fecha de entrega, cuántos reclamos se le hicieron, etcétera”.

Por eso, la responsable de Ventas y Proveedores dice que gracias a TACTICA CRM “es más productivo nuestro trabajo, porque cada usuario va generando presupuestos, cotizaciones y órdenes de compra al mismo tiempo. Y eso tiene como resultado mayor celeridad en nuestras tareas, ya que antes se nos acumulaba mayor cantidad de trabajo por el solo hecho de tener que esperar a que un compañero facturara para hacer un presupuesto”. Así, Jésica coincide en que con TACTICA CRM lograron un ahorro en los costos operativos y no duda en calcular que ganaron “un 70% más de tiempo productivo”.

Acerca de Sistemas y Servicios

Forma parte del Grupo Sertec, empresa dedicada a proveer componentes y servicios para la automatización industrial. Realiza la generación de energía hidráulica y neumática, tratamiento, distribución, utilización y aprovechamiento, además de ofrecer un servicio post venta que se ocupa del mantenimiento de cada componente. Además, provee asesoramiento técnico para la selección y montaje de elementos, así como para su reparación.