Caso de éxito

“El tiempo es dinero”

Para Angel Reyna & Asoc era fundamental centralizar todos los procesos en un solo sistema y optimizar los tiempos para ocuparlos en tareas que fueran más rentables para la empresa. Así fue como implementó TACTICA CRM y el retorno de la inversión hoy le impacta en el ahorro de sus costos administrativos.

El desafío

En Angel Reyna & Asoc el tiempo parecía que nunca alcanzaba. Cuando tenían que completar informes en Excel, después no podían terminar de revisar y de ordenar los mensajes y las carpetas en el Outlook. Las tareas sobrepasaban a las personas que las tenían a cargo, el trabajo se hacía más lento y toda la información estaba dispersa en diferentes formatos y herramientas.

Así lo cuenta Mercedes Reyna, directora comercial y socia de Angel Reyna: “Antes manejábamos el email a través del Outlook, y todo lo que tenía que ver con el seguimiento de clientes y cotizaciones lo hacíamos con Excel y con alguna matriz de Access, pero no mucho más”. Pero el problema no era solo tener los datos y la información de los contactos distribuidos en distintos sistemas, sino que no había mucho tiempo para invertir en nuevos clientes o en fidelizar los que ya tenían.

La solución

“Yo necesitaba centralizar todo; por ejemplo, cuando hacíamos una cotización, que el seguimiento del cliente estuviera todo en un mismo lugar. Además, muchas veces yo realizaba una función y después continuaba otra persona que, cuando finalizaba, tenía que reenviarme toda la información. Eso era tiempo de trabajo que se podía dedicar a otra cosa”, explica Mercedes Reyna.

Cansada de esa situación, descubrió que podía implementar una solución cuando vio una demostración de TACTICA CRM y se convenció de que esa era la forma de simplificar toda su actividad. “Un día dije ‘¿a ver cómo es el producto…?’, entonces vinieron de TACTICA CRM, me lo mostraron, y era el momento justo de hacer un cambio porque necesitaba estar más ordenada y organizada. Y la verdad es que TACTICA CRM cumplió su objetivo”, recuerda Mercedes.

Por otro lado, la directora comercial de Angel Reyna sostiene que “el sistema nos vino muy bien porque, teniendo esta herramienta, con las dos personas que tenemos —una en administración y otra en ventas—, más lo que yo refuerzo, optimizamos el software para que el tiempo nos alcance para hacer todo”.

Los resultados

El “hacer todo” que menciona Mercedes Reyna no es otra cosa que realizar la gestión de la empresa, abarcando tanto el manejo de la cartera de clientes como los presupuestos, las ventas, la facturación e incluso las campañas de marketing. “Con TACTICA CRM vos vas a la empresa, y es tan simple como que buscás un nombre y ahí tenés todos los contactos, todos los emails, todos los adjuntos: vas a un solo lugar y tenés todo. Como cuando ordenás las carpetas en tu PC”, relata Mercedes.

Además, la directora ya no tiene que estar adivinando qué fue lo que sucedió si no se pudo ganar una oferta: “Tenemos más de 150 clientes, y en lo que va del año llevamos hechas 200 cotizaciones, pero son de volúmenes un tanto altos, y el 50% de esas cotizaciones son aprobadas. Como podemos hacer el seguimiento de presupuestos con el sistema, vamos preguntando en forma automática si la cotización es aceptada o no, y de los clientes que responden podemos saber qué sucedió”.

La manera de simplificar las tareas con TACTICA CRM no es un dato menor para la directora comercial de Angel Reyna. De hecho, el sistema le permite tener un ahorro en costos administrativos muy significativo y que impacta en el cierre del ejercicio de cada mes. “El tiempo es plata, y en nuestro caso es fundamental tener una herramienta que nos permita salir a buscar clientes en lugar de quedarnos en la oficina para llenar un montón de formularios o de completar una planilla de Excel para reportarle a otro. Con TACTICA CRM optimizás el tiempo y, en mi caso, eso es plata que se ahorra”, destaca la empresaria.

Mercedes aporta otro dato con el cual se evidencia que, al contar con procesos más eficientes, se reducen costos que luego pueden redirigirse hacia tareas que resulten más rentables para la empresa. “Antes yo creaba carpetas en el Outlook con los diferentes grupos de clientes a los que les enviaba una newsletter, y para eso tenía asignada una persona. En cambio ahora, con TACTICA CRM todo se puede programar, se configura una sola vez y sale el email en forma automática. Así, a medida que vamos cargando un a cliente, lo ponemos en un grupo para que después reciba una determinada información. Entonces, después solo filtramos la base de datos, por ejemplo: llamamos a la gente de Petróleo y aparecen todas las empresas del rubro, y luego se le envía una notificación solo a esa gente. TACTICA CRM me abarató el tiempo de una persona dedicada a esa tarea que, en lugar de venir todas las semanas dos veces, viene una sola vez al mes”.

Acerca de Angel Reyna & Asoc.…

Es una empresa especializada en el campo de la protección contra rayos y sobretensiones, cuyo objetivo principal es proteger la vida de las personas, los bienes y las propiedades contra los efectos de las tormentas eléctricas y los riesgos derivados de las sobretensiones. Además, cuenta con un equipo profesional altamente calificado para realizar proyectos de ingeniería, y brinda asistencia técnica y análisis integral en casos puntuales.

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