Caso de éxito

“El sistema nos ayudó mucho a organizar las cotizaciones y a hacer seguimientos de las mismas”

OneLab es una Pyme que nació hace 3 años, y a pesar de ser una empresa joven, logró ganarse un lugar reconocido en el mercado de venta de equipos e insumos para laboratorios de control de calidad, farmacéuticos, universidades con departamentos de investigación, etc.

Hoy conversamos con Gonzalo Urrutia, titular de la empresa, para conocer cómo ese posicionamiento fue repercutiendo en sus procesos internos de gestión.

 


CAMBIAR PARA CRECER MEJOR

Esta firma empezó como casi todas: llevando adelante sus tareas diarias con planillas de cálculo. Sin embargo, como también lo hacen casi todas las empresas a las que les va bien, en cierto momento notaron la necesidad de cambiar, tal como plantea Gonzalo: “Había aumentado mucho el volumen de trabajo y necesitábamos ordenarnos para crecer, así que nos propusimos implementar un software de gestión que nos permitiera ordenar tanto los procesos comerciales como administrativos”.

En ese contexto, hicieron lo lógico: preguntaron por un sistema que se usara en su rubro y llegaron a TACTICA CRM & ERP. “Es un software muy reconocido por las empresas del rubro. Varios partners y proveedores nos dieron buenas referencias. A su vez, uno de nuestos socios había sido usuario y estaba muy conforme, por lo que no dudamos en adquirirlo”.

 

Gonzalo Urrutia, en el medio, con todo el equipo de OneLab


LOS PUNTOS FUERTES

A partir de ahí, TACTICA CRM & ERP fue acompañando el crecimiento de OneLab, algo que hoy, después de un año y medio de uso, se ve reflejado en diferentes procesos, que Gonzalo analiza de la siguiente manera:

 

PRESUPUESTOS Y SEGUIMIENTOS

“El sistema nos ayudó mucho a organizar las cotizaciones y a hacer seguimientos de las mismas. Antes cotizábamos con planillas de cálculo y enviábamos cada presupuesto por correo, pero era imposible hacer un seguimiento ordenado y efectivo. Al tener todo en el sistema, ahora podemos filtrar los presupuestos enviados y preguntar, por ejemplo: “¿Pudiste ver la cotización? ¿Qué te pareció? ¿Qué probabilidades de cierre tenemos?”

CIRCUITO COMERCIAL

“Cuando ingresa un pedido, se disparan diversas tareas. Desde coordinar con el proveedor la compra y aprovisionamiento del material, hasta coordinar con el cliente para emitir la factura y realizar el envío del material correspondiente. Antes hacíamos cada tarea por separada en planillas, pero ahora el sistema facilitó mucho el circuito, teniendo total trazabilidad de las acciones. Tenemos todo centralizado en un solo lugar”.

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA-CONTABLE

“Nos ayudó mucho a organizar las tareas administrativo-contables. Hoy extraemos toda la información ordenada desde el sistema y se la enviamos al contador para que realice la liquidación de impuestos. Además, tenemos toda la información cargada de facturas de compra y venta, y todos los comprobantes de las operaciones que se realizan. Eso nos permitió, desde el primer año, poder extraer la información completa para el balance ”.

 


UNA CONSULTORA CLAVE

A su vez, más allá del sistema en sí, desde el primer día el equipo de OneLab se apoyó en otro pilar fundamental de todo el proceso: Marcela Grosso de la firma Success, que trabaja como consultora externa de TACTICASOFT.

Ella los ayudó en diferentes etapas y así las describe Gonzalo:

 

IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN

“En la implementación, la ayuda de Marcela fue fundamental. Fue una decisión muy acertada trabajar desde el arranque con ella, porque nos facilitó y agilizó mucho el trabajo. Nos presentó una serie de pasos necesarios para implementar el sistema de forma efectiva, nos ayudó a ordenar la carga de información y a configurar todos los módulos. Además, fue muy importante para capacitarnos como usuarios”.

GENERACIÓN DE REPORTES DE GESTIÓN

“Una vez finalizada la implementación, Marcela comenzó a ayudarnos a obtener información de gestión desde el sistema. Generó una serie de reportes que nos permiten acceder fácil y rápido a toda la información de gestión  necesaria para la toma de decisiones. Por ejemplo, para obtener el dato de todas las ventas realizadas, con el detalle de clientes, con los productos vendidos en cada pedido y a qué proveedor le compramos los materiales, nos configuró un reporte automático. Sin dudas estos informes nos ayudan a tomar mejores decisiones”.

 


RESULTADOS A LA VISTA

Ese equipo conformado por OneLab, Marcela y TACTICA CRM & ERP hace que hoy la empresa siga creciendo, como lo había empezado a hacer en un principio, pero de manera mucho más organizada: “Este año estamos creciendo sostenidamente a un ritmo de 10% mensual en ventas. Esperamos continuar por esta línea, apoyándonos siempre en el sistema para crecer de forma ordenada y tener el control de toda la información”, concluye Gonzalo.

 

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Acerca de OneLab

Es el primer e-commerce de Argentina donde se puede comprar y vender una gran variedad equipos, insumos y servicios de laboratorio. Ofrece entregas gratis, seguridad en todos los pagos y atención personalizada.

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