Caso de éxito

El arte de fusionarse con TACTICA CRM

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De la mano de Paula Faverzani, Frio 21 logró automatizar en un 70% la empresa dentro de TACTICA CRM. Para eso, la consultora hizo un relevamiento previo de la estructura interna y adaptó algunos procesos al formato del sistema. El resultado fue una fusión perfecta de la empresa con TACTICA CRM.

El desafío

Para Paula Faverzani, consultora de TACTICASOFT y Licenciada en Comercialización, el desafío mayor en la implementación que llevó adelante en Frio 21 fue lograr adaptar la estructura de una empresa industrial al formato de TACTICA CRM. “Logramos una maleabilidad con el sistema increíble, porque Frio 21 se dedica a hacer producción y el formato de TACTICA CRM no está habilitado para eso, pero nosotros lo pudimos implementar. Eso habla de la maleabilidad que tiene TACTICA CRM, a pesar de ser un sistema enlatado”, dispara Paula.

César Hostettler, uno de los dueños de Frio 21, lo describe así: “somos una empresa de producción de equipos de refrigeración industrial. Contamos con una alta gama de equipos estándar pero nuestra especialidad es realizar diseños de productos en forma personalizada, según la necesidad de cada cliente. Esta modalidad de trabajo nos requería mucho personal interviniente para obtener los controles de calidad que las normas ISO 9000 requieren”.

Frio 21 había comprado TACTICA CRM en el 2009 y necesitaba ponerlo en funcionamiento. Allí intervino Paula, que se encargó de ejecutar la implementación completa. “Yo les armé un circuito nuevo. Para eso, tuvimos que hacer una reorganización, una reestructuración interna en base a las herramientas que nos daba TACTICA CRM, y a partir de allí empezamos a acomodar piezas, es decir a adaptar ciertas cosas”, explica Paula.

La solución

Desde el comienzo, Frio 21 sabía que quería automatizar la empresa con TACTICA CRM, pero Paula conocía que para eso había que sortear algunos obstáculos: “esta empresa tiene Producción, Servicio Técnico, Administración y Ventas. Queríamos tratar de unificar todo y lo logramos, ya que actualmente estamos ejecutando la empresa totalmente dentro de TACTICA CRM”.

Según explica Paula, parte de la adaptación que fue necesario realizar tuvo que ver con el módulo de Pedidos. “Nosotros lo usamos en tres momentos distintos para hacer tres cosas diferentes, entonces ahí empezamos a ver al sistema como una estructura y no como módulos. Así, por ejemplo, si un módulo -como el caso de Pedidos- nos permite hacer un precotizador, en una primera instancia se utiliza para eso, después se transforma en una orden de producción donde se van haciendo las modificaciones necesarias que el producto requiere, y por último ya se nace en el circuito normal donde se genera el presupuesto. Es decir, el modulo de Pedidos para Frio 21 es una estructura, acá los vendedores saben que de acuerdo al momento en que estén, les sirve para una cosa u otra”.

Es por eso que César dice que “con TACTICA CRM tenemos el control total de la trazabilidad de cada equipo fabricado ya que, desde la aprobación del presupuesto por parte del cliente, cada equipo cuenta con un número de serie que le proporcionamos, el cual nos permite en forma rápida y efectiva detectar cualquier anomalía que se vaya produciendo a medida que éste avanza sobre la línea de producción, agilizando así el control de calidad al final del proceso”.

Los resultados

Para llegar a integrar la empresa en TACTICA CRM hubo un período previo de estudio que realizó Paula, donde relevó todo el trabajo que hacía la organización. “Fue un trabajo en conjunto con uno de los dueños, ya que él me iba dando las pautas y en base al estudio yo iba viendo qué cosas acomodar y hacíamos pruebas hasta lograr la fusión que hoy tenemos”, destaca Paula.

Luego del análisis previo y del período de pruebas, fue el momento de realizar la capacitación interna: “la capacitación fue personalizada y por sectores. Fuimos implementando por áreas y hasta que no estaba un sector completo, no se incorporaba el otro”. Por eso, la respuesta de los empleados y el compromiso que asumió la empresa con el sistema desde un comienzo fue positiva. “Hicimos primero una etapa de pruebas para sacarse el miedo con el sistema. Para eso, trabajamos con una base de pruebas, y una vez que estuvimos todos conformes ahí incorporamos una base nueva que la hicimos coincidir con el comienzo del año 2011”, explica Paula.

César demuestra lo conforme que está con los resultados: “con TACTICA CRM contamos con toda la información necesaria al instante, ya sean situaciones administrativas como de servicio técnico, debido a que armamos un circuito en el cual cada sector de la empresa interactúa al unísono, obteniendo un historial de cualquier situación relacionada a cada equipo o servicio post venta que realizamos. De esta manera podemos observar la performance de cada sector de nuestra empresa momento a momento”.

Además de los logros obtenidos, las ventajas de implementar TACTICA CRM con la ayuda de un consultor son varias. “Mi trabajo se destaca por hacer una estructura previa de lo que se quiere implementar. Muchas veces llego a empresas que ya tienen implementado el sistema y no miran escenarios futuros, no saben si el día de mañana van a querer utilizar alguna herramienta o no. Entonces, yo lo que hago previamente es estudiar la empresa, ver las herramientas que tiene TACTICA CRM por un lado, y en base a lo que la empresa necesita veo cómo fusiono”, señala Paula. Al respecto, es importante destacar que TACTICA CRM no se modifica, no se cambia ningún elemento del sistema sino que se utiliza tal como es, “la diferencia es que usamos un pensamiento lateral, ni siquiera le cambiamos el nombre a los módulos, solamente que cada uno en su rol sabe que tiene que utilizar cada herramienta para determinada cosa, y de esa manera podemos jugar un poco más, es decir que ampliamos el ámbito de uso de TACTICA CRM”, concluye Paula y remata: “eso es muy importante porque como organizadora de empresas me sirve cada vez más porque no hay rubro que me limite, ya que se puede ver a TACTICA CRM como una estructura y no como algo enlatado”.

Y en la opinión de la empresa: “implementar TACTICA CRM nos permitió ser más estratégicos a la hora de tomar decisiones debido a que sabemos dónde estamos parados y esto nos motiva a ir por más”.

Acerca de Frio 21…

Frio 21 se dedica al asesoramiento, fabricación y mantenimiento de sistemas de refrigeración industriales y comerciales.
Gracias a su continuo esfuerzo en los diferentes sectores industriales, comerciales y sus principales necesidades, Frio 21 se propone no como un simple proveedor de instalaciones, sino como un verdadero asesor técnico a quien dirigirse para la solución de sus problemas de refrigeración.

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