—¡La despedí!

—¿Qué?

—¡La despedí!

—¿A quién despediste?

—¡A mi asistente!

Hugo solía llamarme para darme noticias así. La asistente, Claudia, era la segunda que despedía en el último semestre. Claramente había algo en la empresa de Hugo que no estaba funcionando.

—Pero Hugo, ¿para qué necesitás una asistente? ¿Tu empresa está creciendo?

—No, en realidad no…

—¿Y entonces?

—Es que necesito a alguien que me ayude a ordenar la base de datos de mis clientes y prospectos. Se me hace muy difícil organizarla a mí, y tengo que enviar constantemente información, promociones, campañas, etc. A veces termino sin hacer nada por todo el trabajo que tengo.

Hugo no es un caso excepcional. Representa a un gran porcentaje de empresarios que están sobrepasados de tareas. Sobre todo en las Pymes.

—¿Y qué puedo hacer por vos, Hugo? —le pregunté.

—Hace un año compré un CRM, y sólo aprendí a subir algunas tareas al calendario. ¿Te parece que si aprendo a usarlo no voy a necesitar un asistente?

—Mirá, no sé si vas a necesitar a alguien o no. Pero sí puedo decirte que si aprendés a usarlo, y tenés un proceso claro y organizado para adquirir clientes y retener a los más antiguos, vas a ser mucho más productivo y vas a perder mucho menos tiempo.

Y así fue como Hugo empezó a convencerse de que tenía que invertir una parte de su tiempo en aprender a usar el software.

Con algunas capacitaciones, al mes de esa conversación él ya estaba muy bien encaminado: usaba el calendario para gestionar su agenda y hacer seguimientos de sus prospectos; segmentaba los datos para identificar a sus clientes más importantes; centralizaba información que anteriormente tenía repartida en diferentes archivos; y cotizaba mucho más rápido.

No se trataba de una cuestión de un asistente, de dos o de mil. Una empresa entera tampoco hubiera entendido los datos que ni Hugo podía gestionar por sí solo. Primero necesitó ordenar su gestión con un CRM, para luego sí pensar en contratar a alguien que lo ayude a encaminar su crecimiento. De hecho así lo hizo, una vez que aumentaron sus ventas.

Su caso es un ejemplo de la productividad que se puede alcanzar al tener procesos claros y la herramienta correcta.

Contar sólo con la tecnología no hubiera sido suficiente, ya que se pueden automatizar malas prácticas y exacerbar malos hábitos.

Tener únicamente un proceso de ventas ayuda, pero sin la automatización tecnológica necesaria se puede caer en el desorden y la sobreexigencia de trabajo, como le pasó a Hugo.

Por eso, una venta exitosa siempre va a requerir de una combinación de 3 piezas fundamentales: un proceso de ventas, habilidades de ventas y la tecnología de un CRM.