TACTICA se convirtió en la solución integral de CRM que ZK Software estaba necesitando. Con la ayuda del sistema, la empresa administra su cartera de clientes de manera eficiente, realiza la trazabilidad de las ventas, evalúa la gestión de su equipo de vendedores, y hasta logró la certificación de normas ISO.

El desafío

“A nivel CRM trabajábamos con planillas de Excel, donde el seguimiento de clientes y el manejo de agenda con Outlook se hacía muy complicado por el tema de la colaboración” dispara Marcelo Sosa, Socio Gerente de ZK Software Argentina, cuando se le consulta cómo se organizaba la gestión administrativa y comercial de la empresa antes de utilizar TACTICA. Y agrega: “compartir información era complicado porque en realidad las planillas de Excel no son multiusuario, entonces lo que nos hacía falta era un sistema que nos permitiera manejar de manera efectiva la cartera de clientes que ya teníamos para el seguimiento de contactos, presupuestación, etc”.

El diagnóstico estaba claro, solo era necesario encontrar una solución que les permitiera centralizar los contactos, confeccionar presupuestos y realizar la trazabilidad de las ventas, entre otras cosas. Y sobre todo, una herramienta donde la información estuviera centralizada una única base de datos para ser compartida por toda la empresa.

La solución

Marcelo explica que una de las ventajas que encontraron a partir de que empezaron a usar TACTICA fue la no duplicación de datos entre clientes nuevos y los que ya existían. “A veces llama un contacto, lo atiende un vendedor pero no cerró la operación. Al tiempo vuelve a llamar esa misma persona y lo atiende otro vendedor, y si no tenés un sistema de gestión de manejo de contactos como TACTICA esos datos no los tenés porque se pierden o se duplican”, explica.

El Socio Gerente de ZK Software afirma que TACTICA también les permite hacer un seguimiento de la gestión de los vendedores. “Hemos generado algunos indicadores de gestión en los cuales vemos qué actividad tienen ciertos clientes, cuántas veces fueron contactados, etc, y si un vendedor no lo llamó en tres meses lo cambiamos a otro”.

Además, TACTICA les permite realizar la trazabilidad de los productos de ZK Software. Dado que cada producto tiene un número de serie asociado, los vendedores pueden saber a qué cliente se le realizó una entrega y, en caso de reclamos, el sistema les permite saber cuándo se hizo la venta, si está en garantía o no, y al mismo tiempo ingresar un parte de servicio técnico, todo desde la misma herramienta.

Los resultados

Sosa cuenta que la trazabilidad de productos y presupuestos que realizan con TACTICA les permitió ganar algunas gestiones judiciales. “Nosotros vendemos equipos y una solución de software para control de personal. Ese sistema lleva una hard key. Un cliente la perdió y nos reclamó una nueva clave, cuando en realidad debía comprar el software nuevamente. Por suerte nosotros teníamos todo registrado en los presupuestos y en los correos dentro de TACTICA, lo que nos permitió judicialmente demostrar que nosotros habíamos actuado en forma correcta y teníamos toda la información de qué se había acordado con el cliente. Por nuestra parte habíamos cumplido y el que había cometido la falta había sido el cliente, que debía pagar la licencia”. Y sigue: “finalmente se llegó a un acuerdo legal en el cual el cliente tuvo que volver a pagar la licencia ya que quedó demostrado que nosotros habíamos cumplido en todas nuestras pautas de servicio y de atención al cliente, gracias a que estaba todo en TACTICA, por lo que nos resultó muy fácil seguir el caso”.

Como beneficio adicional, ZK Software también utilizó TACTICA en el proceso de certificación de normas ISO. “Nos ayudó mucho porque la certificadora te pide tener indicadores para evaluar la parte comercial y los obtuvimos de TACTICA. También, en lo que respecta a normas ISO, es necesario realizar encuestas de calidad y TACTICA nos sirvió para armar la plantilla con la encuesta para que el cliente nos responda y si no obteníamos la respuesta, el sistema le volvía a enviar el e-mail en forma automática”, resume Sosa.

Miatech reemplazó el uso de múltiples sistemas de oficina por una sola herramienta de gestión integral que le permite manejar todo el circuito administrativo y comercial desde un solo lugar. Además, gracias a TACTICA, necesita un empleado menos para realizar esas tareas.

El desafío

Podría decirse que Miatech nació con TACTICA, ya que la empresa argentina que brinda soluciones de control de acceso se originó en el año 2003 y apenas dos años después adquirió la primera licencia de TACTICA. Pero en sus comienzos, el manejo administrativo, la facturación y todo el circuito comercial de la empresa se resolvía a través de múltiples herramientas de oficina, como Excel, Word, PowerPoint.

La creación de documentos duplicados, la falta de un registro único y la pérdida de tiempo hicieron que el Gerente General de Miatech, Gustavo Nielavitzky, saliera a buscar otra solución: “surgió la necesidad de contar con un software que nos permitiera realizar una gestión total porque teníamos el manejo de campañas de marketing por un lado, facturación por otro, y tuvimos la necesidad de contar con una sola herramienta con una base de datos única y TACTICA fue lo que nos respondía a esos requerimientos”.

La solución

Nielavitzky le encomendó la tarea a la Contadora que “entrevistó a dos o tres empresas y nos decidimos por TACTICA porque fue la que mejor impresión nos dio”. La solución se hizo evidente rápidamente. “Antes, nuestro problema era que teníamos demasiados sistemas para manejar la gestión en general, entonces entrabas a uno, salías del otro, se utilizaban muchas planillas de Excel. Por ejemplo, cuando pedía un reporte de Ventas tenía que entrar a un Excel y sacarlo de ahí, es decir todo era más complicado”, cuenta el Gerente General.

A partir de entonces, Miatech maneja el Servicio Técnico, la Facturación, los Pedidos, los Remitos, la base de datos de Clientes, las acciones de Marketing, el CRM, las Importaciones, etc., a través de TACTICA. Y si bien hay algunos módulos que todavía no pudieron implementar “por un tema de tiempos y de tamaño de nuestra compañía”, muy pronto comenzarán también a utilizarlos. “Estamos creciendo más porque fuimos adquiridos por una compañía extranjera de modo que a medida que la nueva empresa se meta más dentro de la nuestra y crezcamos vamos a poder utilizar más herramientas de TACTICA”, señala Nielavitzky.

Los resultados

No siempre resulta sencillo cuantificar los beneficios que brinda un sistema de gestión integral como TACTICA. Sin embargo, en el caso Miatech, el Gerente General no vacila a la hora de contar cuáles son las ventajas: “nos agiliza mucho la gestión ya que una vez que conoces el sistema, en cuestión de segundos podes sacar una factura, es solamente la inercia de decir ‘facturo’ pero desde el momento en que abrís el software hasta que salió la factura son segundos, si fuese de otra forma demoraría muchos minutos y eso más que nada me ahorra personal porque yo tengo en toda la compañía una sola empleada a la que acuden todos los vendedores cuando quieren facturar. Es decir, tengo una persona que, entre otras miles de cosas, emite las facturas desde TACTICA, solo tiene que saber a qué empresa hay que facturar, bajo qué concepto y qué descuento -en caso que corresponda-, y en dos segundos está la factura en la impresora. La ventaja es que esa empleada está asignada a esa tarea pero además puede hacer cobranzas y un montón de cosas más”. Hace una pausa, piensa unos segundos y reafirma: “a mí lo que me ahorra TACTICA es un empleado”.

Con la ayuda de TACTICA, Elca Seguridad Electrónica dejó de hacer presupuestos en Excel y los vendedores ya no pierden más tiempo en rastrear pedidos o en localizar la mercadería necesaria para una obra. La gestión técnica y administrativa se volvió más ágil y eficiente y hasta le permitió ahorrar costos por errores que se cometían en los pedidos y en las compras.

El desafío

Como pasa en muchas pequeñas y medianas empresas, a la hora de tener que confeccionar un presupuesto, el recurso más utilizado suele ser una planilla de Excel. Así se manejaba Elca, una empresa argentina que se dedica a la venta e instalación de equipamiento de seguridad. “El problema era que si alguien estaba utilizando esa planilla teníamos que pedirle que la cierre e interrumpa sus tareas, es decir que no podíamos trabajar al mismo tiempo sobre la misma información”, explica Sergio Pattacini, Socio Gerente de Elca Seguridad Electrónica.

Además, por el volumen de trabajo y los procedimientos internos de la empresa, se les hacía cada vez más difícil encontrar determinada información, lo que provocaba que se volviera más lenta e ineficiente la gestión técnica y administrativa.

La solución

“TACTICA nos agiliza, sobre todo, la confección de presupuestos. Una vez que cargas todos los productos en el sistema, todos tenemos acceso a la misma información, por lo que no hay duplicidad de datos ni se generan dudas ya que las cosas se hacen y se guardan en un solo lugar”, cuenta Pattacini. El Gerente de Elca recuerda cuando los vendedores utilizaban la planilla de cálculo para hacer los presupuestos, en donde para cada nuevo documento tenían que colocar un número en forma manual, que muchos se olvidaban y así cometían errores. ”En cambio, ahora resulta imposible porque se numera solo por el sistema”, dice Sergio.

Además de Presupuestos, Elca utiliza los módulos de Empresa, Contactos, Correo, Calendario, Pedidos, Requerimientos, Stock, Remitos y Entregas; y en breve van a implementar el de Empleados. “Es decir que decidimos usar TACTICA para toda la parte técnica y administrativa hasta la factura, que la manejamos con otro software porque preferimos separar los sistemas”, cuenta Pattacini.

Los resultados

Con la ayuda de TACTICA Elca prepara sus presupuestos de forma rápida y segura, todos los vendedores pueden buscar y localizar la información sobre cualquier operación, conocer el stock existente sin margen de error, y generar una orden de compra para obtener la mercadería necesaria sin gastar de más. “Por ejemplo, nosotros vendemos 10 detectores de humo y también hacemos la instalación, por lo que cada detector va acompañado con cañería, grampas, cable, etc. Todo eso para nosotros es ‘un global’, que es la mano de obra. Antes teníamos muchos problemas para manejar los insumos pero ahora lo resolvimos con TACTICA. Es decir, el vendedor puede cargar un ‘hit’ con algo básico y después ampliar el pedido y todo queda relacionado. También podemos determinar en la obra cuánto se gastó, que antes era imposible”, ejemplifica el Gerente de la empresa.

Sergio cuenta que antes de utilizar TACTICA también tenían problemas con los pedidos que se hacían al depósito ya que se perdía el rastreo de mercadería: “si bien estaba el stock, era muy complejo buscarlo, en cambio ahora por cada pedido se le asigna mercadería”.

El Socio Gerente de Elca se enorgullece de poder ver reflejadas en TACTICA las 300 obras que manejan actualmente, y a la vez reconoce que el sistema le permite ahorrar dinero a la hora de realizar las compras. “Cuando no usábamos TACTICA, si por ejemplo teníamos que hacer una orden de compra de cámaras, pedíamos una cantidad aproximada porque no teníamos forma de reflejar cuántas cámaras teníamos que entregar, en cambio ahora lo podemos ver fácilmente”, concluye.

Asven, una empresa proveedora de equipamiento para el mercado industrial con sede en la provincia de Santa Fé logró agilizar su gestión de la mano de TACTICA. Entre otras ventajas, ahora cuenta con la trazabilidad de todo el circuito administrativo y comercial, brinda una respuesta más rápida a sus clientes y proveedores, a la vez que puede avaluar fácilmente los resultados a través de los informes y reportes que genera el sistema en forma automática.

El desafío

Las tareas administrativas y comerciales habituales se volvían cada vez más lentas, al tiempo que se hacía prácticamente imposible obtener informes y reportes fidedignos de la gestión de la empresa. El sistema anterior que tenía instalado Asven desde hacía unos años no brindaba una solución completa a las necesidades de gestión administrativa que requería en forma diaria.

“Con el software anterior había ciertas cosas que no teníamos satisfechas. Por ejemplo, teníamos dificultades en guardar la información, no podíamos obtener gráficos, ni contábamos con la posibilidad de generar informes con los datos que teníamos. En cambio, debíamos buscar la información, descargarla, y abrir múltiples ventanas”, describe Santiago Caviglia, responsable del área de Herramientas y Sistemas de Asven.

La solución

Bajo la necesidad de contar con una solución integral, Asven decidió contratar TACTICA en mayo de 2011. La implementación se llevó a cabo íntegramente a distancia, dado que la empresa opera en la ciudad de Rosario, ubicada en la provincia argentina de Santa Fe, y TACTICA tiene su sede comercial en Buenos Aires. Para eso, recurrieron a los videos y tutoriales de capacitación, además del soporte que ofrece TACTICA en forma remota.

“Los videos son muy ilustrativos y simples de comprender.Una vez que los vimos, después solo fue implementarlo y replicarlo a los demás comerciales de la empresa. Hicimos una charla de capacitación general a todos los empleados y luego lo llevamos adelante sin inconvenientes”, cuenta Caviglia.

De esta forma, en pocos meses Asven pudo contar con la facilidad de generar reportes y actividades a través de TACTICA, dos elementos que estaba demandando desde hacía tiempo. Como señala Caviglia: “somos varios comerciales que recibimos ofertas, pedidos u órdenes de compra directamente por email, y TACTICA te brinda la posibilidad de obtener la información en forma automática”.

Los resultados

Una mejor respuesta al cliente, agilización de las tareas administrativas, y hasta ahorro en tinta y papel, podrían decirse que son algunas de las ventajas que obtiene Asven con el uso de TACTICA. Además, la empresa cuenta con toda la información que genera en un solo lugar, lo que le permite tener la trazabilidad de todo su circuito administrativo y comercial, y realizar así el seguimiento completo de su gestión. “La facilidad que tiene el sistema de generar presupuestos y órdenes de compra a los proveedores directamente desde un mail es realmente sorprendente.

Eso nos permite brindar una mejor atención al cliente y dar una respuesta más rápida ya que, por ejemplo, habiendo generando un presupuesto no tenemos que volver a cargar, como teníamos que hacerlo con el sistema anterior, los códigos de los productos con los que trabajamos, sino que una vez que está cargado el producto que solicita el cliente en el software de TACTICA, ya se genera todo presionando Aceptar y encima queda todo agendado en la herramienta, por lo que no tenés que estar imprimiendo tantas cosas”, resume Caviglia.

Novaltec abandonó las múltiples plantillas y documentos para trabajar solo a través de TACTICA para llevar la gestión completa de la empresa. Así logró sumar nuevos clientes, además de fidelizar los existentes, y ganar mayor productividad en el manejo de la información crítica de la empresa.

El desafío

“Con solo ver la demo de TACTICA nos dimos cuenta que tenía todo lo que necesitábamos para poder ordenarnos y gestionar mejor el flujo de información de nuestro negocio”, dispara Marco Antonio De La Torre Ugarte, Gerente General de Novaltec, una empresa con sede en Perú que ofrece soluciones tecnológicas para servidores y telefonía.

Pero antes de conocer TACTICA, la gestión administrativa y comercial de Novaltec era muy diferente: la información se organizaba en planillas de cálculo y procesadores de texto de OpenOffice, de modo que las cotizaciones y presupuestos estaban compuestos por un mix de documentos en diversos formatos: doc, xls, pdf. “El problema principal era que no podíamos llevar un control de las distintas versiones de los documentos que se generaban, además de la penosa labor que significaba actualizar todas esas plantillas para cada prospecto nuevo. Todo esto daba como resultado poca productividad para el manejo de la información crítica de la empresa”, explica De La Torre Ugarte.

La solución

Más allá de la solución integral que ofrece TACTICA, en particular Novaltec buscaba un CRM que le permitiera uniformar y gestionar mejor su cartera de clientes. “Pero descubrimos que, con los módulos del ERP de TACTICA, podíamos integrar al resto de las áreas de forma eficiente, por lo que dejamos de usar la suite ofimática y pasamos a gestionar el 100% de la información que generamos a través de TACTICA”, destaca el Gerente de Novaltec.

Si bien previamente consideraron otra soluciones CRM, como SugarCRM y vTiger, éstas no lograban satisfacer sus necesidades por algunas limitaciones que presentaban. Además, en TACTICA encontraron “un excelente precio que nos resultó accesible, para contar con una excelente solución”, señala De La Torre Ugarte.

Los resultados

Es así como Novaltec hoy realiza toda la gestión operativa y comercial a través de TACTICA: “desde el registro de oportunidades de negocios y el seguimiento completo, pasando por la generación de cotizaciones, que se hacen rápidamente ni bien se cuelga el teléfono luego de tomar el pedido, hasta el envío por correo electrónico, integrado al cliente final para su evaluación”.

Asimismo, el control de las compras y ventas se realiza íntegramente en el sistema, al igual que el seguimiento de las cobranzas. Para eso “recurrimos a la agenda integrada, que es una de las herramientas más utilizadas por el área administrativa”, explica De La Torre Ugarte.

El Gerente de Novaltec también destaca las herramientas que posee el sistema para generar nuevas oportunidades a través de las plantillas prediseñadas, que además les facilita la tarea de realizar campañas de marketing. “Esto nos ha permitido, además de conseguir nuevos clientes, fidelizar con los clientes existentes, manteniéndolos siempre informados con las novedades de las soluciones que ofrecemos”, cuenta De La Torre Ugarte y concluye: “esto no tiene precio”.

Como empresa que se dedica al rastreo y recuperación de vehículos para compañías de seguros, Preventcar no podía llevar la información de la empresa de manera ordenada a través de planillas de Excel. Gracias a TACTICA, ganó la seguridad que necesitaba: ahora puede obtener datos confiables en tiempo real.

El desafío

El registro de la información sensible para una empresa, como lo es los datos de los clientes, los contactos realizados, o las ventas efectuadas, llevado adelante a través de planillas de cálculo, le ocasionaba a Preventcar una cantidad importante de trabajo administrativo pendiente. Además, eso le provocaba poca confiabilidad en los datos de los archivos de Excel.

“A esto se le sumaba un manejo muy precario de la información, poca documentación de operaciones y mal resguardada”, agrega Sebastián Perez Netto, coordinador del departamento de Sistemas de Preventcar.

La solución

Pero, como ocurre normalmente en las organizaciones, modificar el sistema administrativo en uso también implica cierto compromiso y predisposición al cambio. “Por eso buscamos un sistema que sea de fácil adaptación, simple capacitación, escalable, con perfiles de usuarios y con un motor de base de datos, entre otros aspectos”, resume Sebastián.

La respuesta a todos sus requerimientos fue TACTICA, pero antes de decidir su contratación, se ocuparon de hacer un relevamiento exhaustivo del mercado: “se planteó TANGO, de Axoft, pero su propuesta era elevada en precio, y no representaba un buen esquema de asistencia. También evaluamos un software básico de facturación y contabilidad, pero no cumplía con los mínimos requisitos”, completa el encargado de Sistemas de Preventcar.

Los resultados

“TACTICA no sólo nos organizó la información, sino que nos genera los reportes básicos, y brinda la posibilidad, mediante las tablas dinámicas, de que un desarrollador genere las tablas a medida”, cuenta Sebastián.

Para eso, es fundamental la capacitación técnica que brinda TACTICA a través de sus videos en línea: “es una forma muy innovadora de capacitación, la cual he visto en empresas del más alto nivel. Los videos son un gran soporte de capacitación”, destaca el directivo.

En síntesis, con la ayuda de TACTICA, Preventcar gestiona las tareas administrativas de una forma más eficaz, y puede obtener datos reales en el acto, lo que a la vez le permite tener un mayor control sobre ciertos aspectos críticos de la empresa. Como dice Sebastián: “se trabaja más ordenadamente en cuestiones de manejo de fondos”.

Con la implementación de TACTICA, Cititronic logró integrar, en en una única base de datos, todas las actividades de la empresa, tanto administrativas, como comerciales, financieras o contables. De esta manera, en cualquier momento puede consultar el estado de un documento o evento generado con un cliente o a partir de un producto.

El desafío

Como empresa dedicada a brindar servicios en el área informática, Cititronic conoce bien de cerca lo dinámico que este rubro, donde todos los días hay nuevos productos, nuevas marcas, proveedores nuevos o que cambian los artículos que comercializan. Por eso, cada vez que tenía que hacer una propuesta comercial que combinara productos y servicios, como redes de datos, hardware y software de base, se le hacía evidente la necesidad de contar con una base histórica que le permitiera responder con rapidez y certeza ante cualquier requerimiento.

Así lo cuenta Ricardo Strin, Gerente de Ventas de Cititronic: “teníamos toda la información fraccionada en distintas bases de datos, y además de la necesidad de tener una única base de conocimiento, era sumamente importante contar con la trazabilidad de los productos para cubrir las garantías”.

La solución

Así fue como en el año 2006 Cititronic tomó la decisión de cambiar el sistema que tenía funcionando hasta ese momento, por otro que le permitiera integrar en una sola base de datos todas las áreas de la empresa. “El objetivo era tener un único sistema que abarcara marketing, ventas, producción, finanzas y contabilidad. Después de analizar varias alternativas optamos por TACTICA, por ser el sistema que, a pesar de ser muy completo, era el más amigable y con el costo más razonable”, cuenta Strin.

Los resultados

“Gracias a TACTICA, nuestra empresa ahora posee toda la información centralizada y actualizada con todas las transacciones al momento en que las realizamos, evitando así la duplicidad de tareas y de datos, explica el Gerente de Ventas de Cititronic. De esta forma, la gestión de tareas resulta mucho más eficiente y, al contar con información confiable y actualizada, les permite tomar decisiones en forma mucho más rápida.

“Otro de los logros que tuvimos fue reemplazar el sistema ACT! de administración de contactos y el Outlook por el sistema de CRM integrado con el ERP. Esto nos ha permitido mantener un contacto fluido con los clientes, para informarles las novedades, sobre las campañas de marketing y publicidad y fundamentalmente tener un registro individualizado de las comunicaciones para seguimiento y evaluación de los resultados”, concluye Strin.

Gracias a TACTICA, la empresa que brinda soluciones de comunicación visual y fabrica piezas en acrílico, dejó de utilizar múltiples herramientas para organizar la agenda de clientes, llevar un control de los proveedores, registrar las cobranzas, el stock, etc. En definitiva, encontró una solución integral para la gestión administrativa y comercial.

El desafío

Hacia mediados del año 2006, Egox sentía que la organización de las tareas cotidianas le demandaba mejores instrumentos que le permitieran llevar adelante un mayor control y orden interno. Si bien contaba con una buena organización de la facturación, gracias al uso de un sistema a medida, no tenía una base de datos de clientes actualizada, y mucho menos una herramienta que le permitiera integrar todas las acciones en un solo lugar.

“El sistema de facturación que teníamos era eficiente para la emisión, cobro, y control de comprobantes y pagos, pero no nos permitía llevar la información del trato con el cliente, lo que intentábamos hacer a través de diversas planillas o archivos en programas, aunque la tarea no siempre se cumplía”, recuerda Leandro Szwarcberg, responsable de Administración de Egox.

En efecto, la empresa manejaba distintas utilidades por separado para cada tarea. Así, en un Exchange contaban con una carpeta por cada cliente con los correos, conversaciones y datos del contacto; en Excel guardaban el historial de las cotizaciones; y a través del sistema de facturación realizaban las facturas, remitos y demás documentos fiscales. “Esto hacía que muchas veces duplicáramos las tareas, como registrar los pagos en una planilla de contabilidad en Excel y en el sistema de facturación para sacar los pagos”, cuenta Leandro.

La solución

“TACTICA era la solución que integraba prácticamente todos los requerimientos que teníamos”, dispara el encargado de Administración de Egox. Sin embargo, hasta llegar a ella recorrieron un largo camino de evaluación y prueba de distintas soluciones.

De hecho, en primer lugar consideraron la posibilidad de hacer un software a medida, ya que la experiencia anterior les había resultado cómoda desde el punto de vista que la solución se amoldaba a su uso, “pero como contrapartida cada cambio o modificación nos ataba a un programador que conociera el sistema”, explica Leandro. “También evaluamos otros software con mayor antigüedad y experiencia que TACTICA, como Tango, pero las soluciones eran extremadamente cerradas y estaban centradas en mejorar la administración y contabilidad de la empresa, pero no atendían nuestro requerimiento de un CRM; y hubo otras soluciones que descartamos por costos, ya que la implementación y parametrización eran muy honerosas para lo que estábamos dispuestos a invertir siendo una PyME”.

Para el encargado de Administración, “la idea de TACTICA, de poder integrar en una misma solución, el historial de las conversaciones con los clientes, el intercambio de correo, pedidos, facturación, agenda, proveedores, pagos y demás funciones del funcionamiento diario de la empresa era por demás prometedora”.

Los resultados

Y la puesta en marcha de TACTICA finalmente rindió sus frutos: “la principal solución que tiene el sistema es que es realmente integrador. Tiene una inmensa cantidad de herramientas que nos permite contar con funciones desde el control de la agenda de cada vendedor, qué habló con cada cliente, los correos y conversaciones; hasta todo el proceso posterior a la venta y el manejo con proveedores, facturación, contabilidad, cobranzas, stocks, cashflow etc”, destaca Leandro.

Por otra parte, el encargado de Administración de Egox también destaca la evolución y mejora del soporte técnico de TACTICA: “cuando recién tomamos el sistema, por el año 2006, muchas veces resultaba difícil contactar a un operador que nos pudiera brindar soluciones. Pero esto fue mejorando, y en la actualidad hay soporte en línea en el día, y la asistencia remota mejoró sustancialmente la resolución de conflictos. Además, la gente de desarrollo está más abierta a la búsqueda de soluciones y mejoras”.

En definitiva, gracias a TACTICA, ahora Egox puede llevar un control más detallado de los clientes, lo que les permitió tener una mejora sustancial en los tiempos de respuesta a sus requerimientos. “A su vez, el sistema va agregando, a través de actualizaciones, nuevas funciones y herramientas que lo hacen cada vez más funcional”, concluye.

En la búsqueda por mejorar el sistema de gestión que estaban utilizando, TDA Anodizado siguió la recomendación de otra empresa usuaria y se decidió por TACTICA. La solución no solo les proporcionó mejoras en el manejo y organización de la información, sino también la tranquilidad de contar con el respaldo y el soporte permanente detrás de la herramienta.

El desafío

Muchas veces, la decisión de adoptar un software de gestión no se basa únicamente en las cualidades que presenta la herramienta, sino también en el soporte técnico y la atención al cliente que brinda la empresa que lo provee. Esas fueron las razones que empujaron a TDA Anodizado a un cambio: “el sistema anterior era inflexible, difícil de operar, y con un servicio al cliente que no estaba a la altura de nuestras exigencias”, explica César Ribotta, socio director de TDA.

La solución

“Dimos con TACTICA a través de una recomendación de otra empresa usuaria, lo cual nos brindó mayor tranquilidad”, cuenta Ribotta y agrega: “nos decidimos porque vimos que podíamos adoptar un sistema operativo que podía adaptarse a nuestras necesidades y que podía acompañarnos en el crecimiento de nuestra joven pyme”.

En efecto, de inmediato TDA notó una importante predisposición al servicio y una rápida capacidad de respuesta por parte de TACTICA. “Es una empresa donde las personas que toman la decisión están al alcance del cliente, lo cual facilita el dialogo y la acción”, destaca el socio director de TDA. Estas características, sumadas a la ventajas que presenta la herramienta, hicieron que la empresa ya no tuviera que lidiar más con un software obsoleto, y por sobre todas las cosas, sin el soporte adecuado.

Los resultados

Con la ayuda de los videos de capacitación y la asistencia de TACTICA, TDA pudo parametrizar el software a la medida de sus necesidades. De este modo, la empresa pudo reunir en una sola herramienta la información que generan las distintas áreas, mantenerla actualizada de una manera sencilla y así mejorar la respuesta y la atención al cliente frente a cada pedido o consulta.

“Con TACTICA encontramos que podemos tener un manejo de la información mucho más afable, la posibilidad de crear reportes a medida, facilidad en la facturación y en el seguimiento de las cuentas corrientes. Además, tenemos la posibilidad de extraer información para manejarla desde otros softwares”, resume Ribotta.

Gracias a TACTICA, Fridimex encontró la forma de organizar la gestión administrativa y comercial de una manera simple pero eficaz. Así, puede mantener actualizada su base de clientes y proveedores, llevar un control de los presupuestos enviados, hacer un seguimiento de cada contacto, y hasta auditar el trabajo de sus vendedores.

El desafío

Como importadora y comercializadora de equipamiento médico, especializada en el área de diagnóstico por imágenes y el tratamiento de patologías específicas, la calidad de los equipos, la atención al cliente, y el soporte técnico y comercial post-venta, son aspectos fundamentales que Fridimex no puede descuidar. Pero el manejo interno de la empresa, no siempre podía tener la misma solidez, muchas veces debido a la falta de un sistema de gestión integral.

“Contábamos con un sistema básico: no teníamos una clara base de datos de clientes y proveedores, no manejábamos el stock detallado, no podíamos hacer la trazabilidad entre una compra y una venta. Es decir, teníamos la información simple y necesaria solo para poder presupuestar, remitir, facturar, cobrar, comprar y pagar, pero sin poder interrelacionar todos esos procesos a la vez”, cuenta Anahí Piñeiro, administrativa de Fridimex.

La solución

TACTICA era la solución que estaban buscando. Los sistemas que habían evaluado hasta el momento no cumplían con todo lo que Fridimex estaba necesitando: “algunos solo te permitían manejar el área de gestión, otros los descartamos por ser muy costosos. TACTICA nos pareció ideal porque nos permitía manejar todo en una misma base de datos, y podíamos contar tanto con la parte de CRM como de ERP en una sola plataforma”, describe Anahí.

En poco tiempo, Fridimex pudo comprobar el impacto de trabajar con TACTICA en toda su actividad comercial: “tenemos toda la información necesaria al alcance de nuestras manos; ya sea los datos de nuestros clientes (y potenciales), de nuestros proveedores (y potenciales), y hasta de nuestros competidores. De hecho, poder mantener un historial de las distintas actividades que hacemos con ellos, es como tener el ‘legajo’ de cada uno a un solo click”, explica la encargada del sistema.

De la misma forma opina acerca del soporte técnico de TACTICA, que se encuentra disponible las 24 horas, los 365 días del año, y solo al alcance de un click. “La asistencia remota es rápida y efectiva; siempre me solucionaron el problema que haya surgido. Además, los videos son una forma de capacitación muy efectiva”.

Los resultados

Con TACTICA, ahora la empresa puede organizar campañas de correo masivo y hacer un seguimiento exhaustivo de los potenciales clientes a los cuales les envían presupuestos. “Podemos realizar desde el contacto con el cliente hasta el seguimiento de las distintas actividades que mantenemos con él; ya sean llamadas, visitas, contacto vía mail, etcétera”, describe Anahí.

Además de los beneficios de contar con una base de datos ordenada, donde resulta mucho más ágil y efectivo consultar toda la información, Fridimex también destaca las mejoras que obtuvieron en cuanto al manejo interno de la organización. “Al tener más controlado el stock, podes hacer la trazabilidad entre una compra y una venta y tener auditado a los vendedores constantemente. Así, podes calcular sus comisiones correspondientes, llevar adelante la contabilidad, el seguimiento de los fondos, el armado de distintos reportes para control interno y externo, auditar la interacción entre los mismos usuarios, y hasta exportar a planillas de cálculo los datos que necesitemos”, enumera Anahí y concluye: “TACTICA nos proporciona muchas herramientas de control y análisis interno”.