Desde que Aquiles Service centralizó el servicio técnico de calderas con TACTICA ahora puede obtener reportes con toda la información vital del cliente, lo que le permite conocer el historial de cada producto y brindar una atención más rápida y eficiente.

El desafío

“Me di cuenta de que no podíamos usar dos software a la vez, que era una locura, y TACTICA había sobrevivido solo sin querer, sin que nadie lo hubiera empujado se había mantenido vivo, entonces dije ésta es la señal de que tenemos que trabajar con TACTICA”. Así describe Marcelo Bizzacho, Socio Gerente de Aquiles Service, el contexto en el cual a fines de 2011 la empresa decidió poner en funcionamiento el sistema integral de CRM y ERP que tenía instalado desde hacía cinco años.

“Parece curioso pero nosotros estábamos usando dos software a la vez, algo que estaba mal. Teníamos TACTICA como base de datos y otro sistema para coordinar el servicio técnico”, resume Marcelo. El Gerente no solo se dio cuenta de que era muy engorroso lidiar con dos sistemas al mismo tiempo sino que TACTICA tenía la robustez y las herramientas suficientes como para administrar los contactos, hacer un seguimiento y también gestionar el servicio técnico de manera eficiente, tal como necesitaban.

La solución

Aquiles Service brinda el servicio técnico oficial para la Argentina de las calderas Ariston y Chaffoteaux. “Son calderas individuales para departamentos, de las cuales hay 20.000 en Buenos Aires”, explica Marcelo y sigue: “así que nosotros teníamos que registrar el producto, y después tener toda la historia clínica por cada vez que nos llamaban o que ibamos a ver la caldera. Teníamos que tener, por un lado, un código de barras con los datos del cliente y la caldera, y por el otro todo el historial de cada vez que se iba a ver esa caldera, que es fundamental a la hora de reparar”.

La solución llegó de la mano de Alejandro Ferreyra, consultor certificado de TACTICA. “Alejandro nos atendió bárbaro, es muy capaz, y lo primero que hicimos con la ayuda de él fue la implementación del modulo Soporte que no lo estábamos usando por un problema nuestro. Logramos personalizar un reporte en el cual se toman algunos campos de la base de datos donde también figuran el modelo de la caldera y el número de serie y de ahí obtenemos todo el historial”, cuenta Marcelo. De esta manera, cada técnico que tiene que ir a visitar a un cliente se lleva impreso ese informe donde figura toda la historia clínica de la caldera, lo que le permite brindar un servicio más rápido y eficiente, dado que conoce de antemano con qué se va a encontrar.

Los resultados

Aquiles cuenta con una base de datos de 15.000 contactos y por brindar el service oficial de Ariston, además posee la base de datos de todo el país de cada caldera que se enciende. “Es información vital y es fundamental poder hacer el seguimiento de todas las calderas para poder cubrirle el año de garantía” señala Marcelo.

Para el Gerente de Aquiles “es muy importante poder gestionar tantos contactos, seguirlos, tener la historia clínica, el número de serie, generar reportes. Cualquier empresa como la nuestra necesita TACTICA. Además, es importante que la empresa esté porque hay emprendimientos de software que después no prosperan y hace que te quedes con un sistema que nadie te lo toca, pero en este caso TACTICA me da esa seguridad”.

Para el futuro inmediato, Marcelo quiere esperar a “que pase la temporada de frio” para después poder implementar campañas por e-mail con TACTICA. “Por eso nos estamos tomando el trabajo de cargar el e-mail de cada contacto que llama y después veremos cómo hacemos con Alejandro para que a cada cliente le pueda llegar un e-mail con ofertas de mantenimiento, de renovación de garantía, o avisos para que encienda la caldera antes de que llegue el frio para verificar que funcione”.

Isikawa Electrónica necesitaba un sistema integral de CRM y ERP que le permitiera gestionar el area administrativa de la empresa, hacer un seguimiento de clientes, organizar el servicio técnico, llevar adelante stock, ventas, presupuestos, etc. En TACTICA encontró todo eso y más: “es como tener la empresa dentro de TACTICA”, afirman.

El desafío

“Nosotros teníamos un sistema Contable con un modulo de Ventas, que era muy básico, apenas alcanzaba como para pasar un presupuesto y llevar un registro”, cuenta Norberto Isikawa, dueño de la empresa que lleva su nombre y que se dedica a la seguridad electrónica, a la venta de equipamiento para TV y además es service oficial de Sony. Es decir, en otras palabras, lo que le faltaba a Isikawa Electrónica era un sistema integrado de CRM y ERP que le permitiera realizar la gestión y seguimiento de todo su circuito administrativo y comercial.

Así lo confirma Norberto: “yo quería una herramienta que tuviera tanto CRM como ERP, y no solamente CRM como nos ofrecían otros proveedores, porque en líneas generales las empresas que ofrecen CRM no lo tienen muy desarrollado con la parte administrativa, en cambio descubrimos que TACTICA lo tiene muy bien integrado”.

La solución

Desde que trabajan con TACTICA, en Isikawa Electrónica pueden gestionar todo el circuito de compras, ventas, entrega de materiales y coordinar los servicios de soporte con una sola herramienta. “TACTICA te permite visualizar todas las operaciones en un pantallazo. Por ejemplo, podes saber cuántas cotizaciones se realizan, en qué estado están, el porcentaje de posibilidad de aceptaciones, etc. De esta manera, podés hacer distintos análisis, y a la vez podemos brindarle una respuesta más rápida al cliente”, explica Norberto.

Para la implementación del sistema, la empresa hizo una capacitación y luego contó con la ayuda de los abonos que ofrece TACTICA. Además, Norberto resalta: “ahora hay una ventaja importante que son los consultores externos, que son personas que conocen muy bien el sistema y a quienes podemos llamar para que nos ayuden con la configuración de acuerdo con nuestras necesidades”.

En el caso de Isikawa Electrónica, Alejandro Ferreyra es el consultor certificado de TACTICA que se encargó de guiarlos y asesorarlos en la implementación. “Alejandro nos ayuda a configurar ciertas cosas o nos parametriza ciertos procesos y luego nosotros trabajamos y si no entendemos lo llamamos nuevamente. Así vamos avanzando” cuenta Norberto.

Los resultados

Isikawa destaca que TACTICA “es un software muy grande” pero que “una vez que le agarrás la mano y sabés a dónde ir a buscar, es muy amigable”. Y agrega: “es muy amplio, manejamos todo el stock, ventas, seguimiento al cliente, la contabilidad, el servicio técnico post venta. Es como tener la empresa dentro de TACTICA”.

Según Norberto, “la ventaja que tiene TACTICA es que si uno lo implementa bien, con poca gente se puede administrar una pyme muy bien”, como es el caso de Isikawa Electrónica: “nosotros no somos una empresa de ventas masivas sino que somos integradores de sistemas, trabajamos con la tecnología y hacemos obras llave en mano. Por eso, para nosotros es una herramienta muy poderosa que, con muy poca estructura, te permite lograr mucho”.

TACTICA ingresó a Emelec a partir de la reestructuración interna que hizo la empresa en su necesidad de modificar algunos procesos para poder afrontar el crecimiento que estaban teniendo. Desde entonces, el sistema los acompaña en cada etapa de su desarrollo y planifican juntos los escenarios futuros.

El desafío

Podría decirse que TACTICA acompañó el crecimiento de Emelec. Es que en el 2009, la empresa que se dedica a la venta y servicio de equipos de mantenimiento de energía (UPS), vio la necesidad de realizar una reorganización interna y al mismo tiempo encontrar una herramienta que los guiara en ese proceso. “En un momento hicimos un trabajo para reorganizar nuestra estructura, dado que estábamos creciendo bastante, vimos la necesidad de cambiar algunos procesos internos que no eran escalables y en ese entorno empezamos la búsqueda de una herramienta”, cuenta Mario Franchini, Gerente de Operaciones de Emelec.

Según explica el ejecutivo: “nuestro tipo de servicio es bastante particular en el sentido de que buena parte de nuestros eventos son programados. Además, contamos con un laboratorio de reparaciones, recibimos equipos, etc. Por eso empezamos a buscar una herramienta que cumpliera con esta necesidad. Analizamos algunas otras pero nos convenció la persona que nos vino a hacer la presentación de producto que casualmente venía del rubro, así que interpretó muy bien nuestra necesidad y compramos el sistema”.

La solución

Emelec descubrió de inmediato las ventajas de trabajar con TACTICA, pese a que en un comienzo el uso de la herramienta se limitaba a la parte del laboratorio. “Lo habíamos empezado a usar parcialmente para hacer un seguimiento de tickets, desconectado del resto de la compañía, pero sabíamos que el sistema podía hacer lo que nosotros necesitábamos, solo que no entendíamos muy bien cómo”, dice Franchini. A partir de eso, en septiembre de 2011 intervino Alejandro Ferreira, consultor certificado de TACTICA, y desde entonces cuentan con una persona dedicada que los acompaña en la implementación del sistema. “Hoy con Alejandro visualizamos la posibilidad de avanzar para incorporar más gestiones de la compañía, estamos tranquilos en cuanto a que sabemos que llamamos y nos atiende, viene, nos asesora, y además ejecuta”, señala el Gerente.

Los resultados

Trabajar con TACTICA le permitió a Emelec contar con la trazabilidad y seguimiento de los servicios programados, algo que hasta ese entonces no podían realizar. “Además, podemos generar una historia, reconstruir todo el seguimiento de un equipo que ingresa, y generar alarmas cuando vencen los plazos. A su vez, esto nos permite dar una información rápida y certera al cliente cuando nos llama”, agrega Franchini.

TACTICA también está junto a Emelec en el proceso de certificación de normas ISO. “Estamos implementando las normas de calidad y TACTICA nos sirvió mucho para definir varios procesos. Por ejemplo, todo el circuito de compras, el de satisfacción del cliente, las encuestas, los procesos de uso de repuestos, partes. Y ahora ya estamos a punto de certificar una parte de la empresa con ISO y estamos bastante apoyados en TACTICA”, señala el Gerente.

Para el futuro inmediato, Emelec también espera seguir creciendo con TACTICA. “Tenemos la intención de manejar íntegramente la gestión de la empresa con un único sistema y también estamos estudiando algunos escenarios futuros, como por ejemplo tener un acceso remoto confiable para que nuestros técnicos puedan cerrar casos con su notebook desde un punto externo, para así lograr mayor flexibilidad y ser más ágiles. Ese es nuestro proyecto a futuro con TACTICA”, concluye Franchini.

Tras agotar las posibilidades que le ofrecía el Access, Semapi decidió implementar un sistema de gestión integral para poder hacer un seguimiento de los productos y servicios que presta. En TACTICA encontró el respaldo que buscaba y descubrió que cuanto más lo utiliza, mayores beneficios obtienen.

El desafío

Antes de utilizar TACTICA, Semapi apenas contaba con una base de datos en Access, que solo servía para armar presupuestos y registrar ciertos informes que le entregan a sus clientes. La empresa se dedica a la venta de hardware para mediciones de vibraciones, y además presta el servicio de medición de vibraciones, y entendía que el sistema hecho en Access no cubría todas sus necesidades, por lo que buscaban una solución más completa.

Así lo recuerda Oliverio Leuchenco, encargado de Sistemas de Semapi: “trabajábamos con una implementación propia, hecha en Access, que estaba muy limitada a lo que hacíamos nosotros, donde nos quedaban afuera un montón de herramientas de análisis y facilidades que tiene TACTICA. Con el Access solo presupuestábamos y teníamos un registro de los informes que entregamos en los servicios que brindamos”.

La solución

La gestión de Semapi cambió en el 2009 cuando comenzaron a trabajar con TACTICA. “Cuando empezamos a utilizarlo nos pareció muy completo y cómodo, y nos dimos cuenta que cuanto más lo usáramos, más valioso iba a ser el producto”, explica Oliverio y agrega: “por ejemplo, utilizamos mucho el módulo de control de stocks. Cada equipo que tenemos tiene un número de serie y queda registrado en el serializado de TACTICA cada vez que ingresa para calibrar, que puede venir una vez por año o también si viene por otro problema. De esta manera, generamos una historia clínica de cada producto y podemos leer rápidamente el historial completo de cada equipo”.

Oliverio destaca que TACTICA les da “muy buenos resultados” y a la vez se expresa muy conforme con la respuesta y soporte técnico que brinda el sistema. “Notamos que cada version nueva que actualizan mejoran cosas. Por ejemplo, yo soy Administrador y antes, cuando me faltaba un permiso, no sabía cuál era, pero en la última versión cambió, y ya te indica qué permiso es el que te falta. De esta manera veo que van solucionando problemas. También, cuando necesito algo llamo por Skype, que es lo más cómodo, y siempre me atienden y tratan de resolver el problema lo más rápido posible, así que el servicio técnico es muy bueno”.

Los resultados

Además de lograr una gestión más ágil y eficiente, actualmente Semapi aprovecha las herramientas que ofrece TACTICA para realizar la encuesta de calidad y enviarla por correo electrónico a toda su base de datos en forma masiva. “Estamos usando TACTICA para gestionar toda la empresa porque ya estamos certificados con el sistema viejo y ahora queremos migrar todo a TACTICA”, señala Oliverio.

El encargado de Sistemas también destaca el provecho que obtienen del modulo Calendario: “lo usamos mucho para programar todos los servicios. Así, las visitas anuales de cada servicio están programadas por orden de compra. De esta manera, queda registrado qué tiempo queda disponible para cada empleado para hacer otras cosas. Esto nos permite mantener una agenda organizada, algo que nunca pudimos hacer antes hasta que tuvimos TACTICA”.

Oliverio también destaca que el área de servicios de la empresa utiliza mucho las notas del cliente “por ejemplo, para saber si se puede ir a visitarlo sin facturar previamente, o se le puede dejar un producto en consignación, sin tener que tomar más recaudos. Esto nos permite mejorar la atención al cliente y brindar un servicio más personalizado ya que TACTICA nos respalda en la información que registramos sobre el movimiento de cada cliente”.

Se incorporó un ajuste múltimoneda que permite saldar para todas las monedas las facturas cobradas que tienen saldo en monedas distintas a la moneda de la factura.

Contactos:

Se agregó la posibilidad de buscar direcciones de correo del dominio de una empresa y del dominio de los contactos de esa empresa en Internet y agregarlos a la empresa en TACTICA (Solo para clientes con Abono de Soporte y Capacitación).

Se adicionó la posibilidad de buscar los datos de un contacto mediante un navegador en Internet (Solo para clientes con Abono de Soporte y Capacitación).

Correos:

Se incorporó la posibilidad de trabajar con servidores IMAP.

Empresas:

Se incorporó la posibilidad de buscar direcciones de correo del dominio de una empresa en Internet y agregarlos a la empresa en TACTICA (Solo para clientes con Abono de Soporte y Capacitación).

Se adicionó la posibilidad de actualizar los Metatags de la página web de empresas buscándolos en Internet (Solo para clientes con Abono de Soporte y Capacitación).

Desde esta versión es posible filtrar los comprobantes por las fiscales de la empresa en este módulo.

Entregas:

Ahora es posible manejar escenarios.

Facturación:

Se agregó exportación a CITI Compras (Argentina).

Se incorporó un ajuste múltimoneda que permite saldar para todas las monedas las facturas cobradas que tienen saldo en monedas distintas a la moneda de la factura.

Desde esta versión es posible que al generar un recibo de una factura, si queda un saldo pendiente de la misma, se genere desde ese mismo proceso una nota de crédito para saldarla.

Ahora se puede agrupar por razón social al análisis de cuentas corrientes general.

Fondos:

Desde esta versión es posible depositar un cheque de terceros antes de su fecha de depósito.

General:

Se agregó la posibilidad de importar empresas y contactos desde esos módulos, pudiendo importarlos desde el portapapeles.

Desde esta versión es posible decidir si ver o no reportes al momento de generar o modificar comprobantes.

Se incorporó la posibilidad de exportar e importar empresas y contactos entre distintas bases de datos de TACTICA (Solo para clientes con Abono de Soporte y Capacitación).

Fue agregado un permiso para restringir que los usuarios puedan notificar por correo al generar una actividad.

Matriz de Productos:

Se agregó la posibilidad de aplicar un precio de costo a todas las listas de precios de un producto.

Se adicionó la posibilidad de filtrar los productos por si llevan número de serie, si controlan stock, si llevan número de lote, si llevan número de partida o si son productos armados.

Se incorporó la posibilidad de filtrar los productos por la cantidad de stock disponible total de los mismos.

Pagos:

Se mejoraron las opciones de la ventana de autorización.

Pedidos:

Se agregaron opciones a la ventana de autorización.

Presupuestos:

Se mejoraron las opciones de la ventana de autorización.

Remitos:

Ahora es posible manejar escenarios.

Requerimientos:

Se agregaron opciones a la ventana de autorización

Selecciones Frecuentes:

Se agregó la posibilidad de copiarlas a otros usuarios.

Se incorporó la posibilidad de reasignarlas a otros usuarios.

Serializados:

Ahora al generar un armado serializado se sugiere un número correlativo al último generado.

SMS:

Se mejoró la interface y agregó la opción de dividir un mensaje en varios si se escriben más caracteres de los soportados para un mensaje.

Una posibilidad es que no haya actualizado la base de datos de TACTICA. Esto se soluciona ejecutando el “Actualizador de Base de Datos” que se encuentra dentro del grupo de programas TACTICA del menú Inicio de Windows.

Si luego de esto el mensaje persiste, deberá volver a ingresar la licencia de TACTICA. Para hacer esto el primer paso es ejecutar la opción “Herramientas” que se encuentra dentro del grupo de programas TACTICA del menú Inicio de Windows.

Luego en la pantalla que se despliega deberemos seleccionar “Licencia”

El sistema nos pedirá que ingresemos los datos de Administrador para realizar el proceso.

Y luego nos mostrará la ventana de manejo de la licencia de TACTICA.

Aquí debemos seleccionar “Nueva Clave Privada”

Luego debemos completar los datos con la razón social con la que realizamos la compra de nuestra licencia y con nuestro número de identificador fiscal.

Y presionamos en “Generar Clave Privada”.

Luego de esto el sistema pedirá que se indique el lugar donde se guardará el archivo “private.key” que deberá enviar por correo a licencias@tacticasoft.com para obtener su licencia final. Automáticamente se generará una licencia temporal hasta que se instale la licencia final.

_ Luego le indicaremos como instalar su licencia final.

De la mano de Paula Faverzani, Frio 21 logró automatizar en un 70% la empresa dentro de TACTICA. Para eso, la consultora hizo un relevamiento previo de la estructura interna y adaptó algunos procesos al formato del sistema. El resultado fue una fusión perfecta de la empresa con TACTICA.

El desafío

Para Paula Faverzani, consultora de TACTICA y Licenciada en Comercialización, el desafío mayor en la implementación que llevó adelante en Frio 21 fue lograr adaptar la estructura de una empresa industrial al formato de TACTICA. “Logramos una maleabilidad con el sistema increíble, porque Frio 21 se dedica a hacer producción y el formato de TACTICA no está habilitado para eso, pero nosotros lo pudimos implementar. Eso habla de la maleabilidad que tiene TACTICA, a pesar de ser un sistema enlatado”, dispara Paula.

César Hostettler, uno de los dueños de Frio 21, lo describe así: “somos una empresa de producción de equipos de refrigeración industrial. Contamos con una alta gama de equipos estándar pero nuestra especialidad es realizar diseños de productos en forma personalizada, según la necesidad de cada cliente. Esta modalidad de trabajo nos requería mucho personal interviniente para obtener los controles de calidad que las normas ISO 9000 requieren”.

Frio 21 había comprado TACTICA en el 2009 y necesitaba ponerlo en funcionamiento. Allí intervino Paula, que se encargó de ejecutar la implementación completa. “Yo les armé un circuito nuevo. Para eso, tuvimos que hacer una reorganización, una reestructuración interna en base a las herramientas que nos daba TACTICA, y a partir de allí empezamos a acomodar piezas, es decir a adaptar ciertas cosas”, explica Paula.

La solución

Desde el comienzo, Frio 21 sabía que quería automatizar la empresa con TACTICA, pero Paula conocía que para eso había que sortear algunos obstáculos: “esta empresa tiene Producción, Servicio Técnico, Administración y Ventas. Queríamos tratar de unificar todo y lo logramos, ya que actualmente estamos ejecutando la empresa totalmente dentro de TACTICA”.

Según explica Paula, parte de la adaptación que fue necesario realizar tuvo que ver con el módulo de Pedidos. “Nosotros lo usamos en tres momentos distintos para hacer tres cosas diferentes, entonces ahí empezamos a ver al sistema como una estructura y no como módulos. Así, por ejemplo, si un módulo -como el caso de Pedidos- nos permite hacer un precotizador, en una primera instancia se utiliza para eso, después se transforma en una orden de producción donde se van haciendo las modificaciones necesarias que el producto requiere, y por último ya se nace en el circuito normal donde se genera el presupuesto. Es decir, el modulo de Pedidos para Frio 21 es una estructura, acá los vendedores saben que de acuerdo al momento en que estén, les sirve para una cosa u otra”.

Es por eso que César dice que “con TACTICA tenemos el control total de la trazabilidad de cada equipo fabricado ya que, desde la aprobación del presupuesto por parte del cliente, cada equipo cuenta con un número de serie que le proporcionamos, el cual nos permite en forma rápida y efectiva detectar cualquier anomalía que se vaya produciendo a medida que éste avanza sobre la línea de producción, agilizando así el control de calidad al final del proceso”.

Los resultados

Para llegar a integrar la empresa en TACTICA hubo un período previo de estudio que realizó Paula, donde relevó todo el trabajo que hacía la organización. “Fue un trabajo en conjunto con uno de los dueños, ya que él me iba dando las pautas y en base al estudio yo iba viendo qué cosas acomodar y hacíamos pruebas hasta lograr la fusión que hoy tenemos”, destaca Paula.

Luego del análisis previo y del período de pruebas, fue el momento de realizar la capacitación interna: “la capacitación fue personalizada y por sectores. Fuimos implementando por áreas y hasta que no estaba un sector completo, no se incorporaba el otro”. Por eso, la respuesta de los empleados y el compromiso que asumió la empresa con el sistema desde un comienzo fue positiva. “Hicimos primero una etapa de pruebas para sacarse el miedo con el sistema. Para eso, trabajamos con una base de pruebas, y una vez que estuvimos todos conformes ahí incorporamos una base nueva que la hicimos coincidir con el comienzo del año 2011”, explica Paula.

César demuestra lo conforme que está con los resultados: “con TACTICA contamos con toda la información necesaria al instante, ya sean situaciones administrativas como de servicio técnico, debido a que armamos un circuito en el cual cada sector de la empresa interactúa al unísono, obteniendo un historial de cualquier situación relacionada a cada equipo o servicio post venta que realizamos. De esta manera podemos observar la performance de cada sector de nuestra empresa momento a momento”.

Además de los logros obtenidos, las ventajas de implementar TACTICA con la ayuda de un consultor son varias. “Mi trabajo se destaca por hacer una estructura previa de lo que se quiere implementar. Muchas veces llego a empresas que ya tienen implementado el sistema y no miran escenarios futuros, no saben si el día de mañana van a querer utilizar alguna herramienta o no. Entonces, yo lo que hago previamente es estudiar la empresa, ver las herramientas que tiene TACTICA por un lado, y en base a lo que la empresa necesita veo cómo fusiono”, señala Paula. Al respecto, es importante destacar que TACTICA no se modifica, no se cambia ningún elemento del sistema sino que se utiliza tal como es, “la diferencia es que usamos un pensamiento lateral, ni siquiera le cambiamos el nombre a los módulos, solamente que cada uno en su rol sabe que tiene que utilizar cada herramienta para determinada cosa, y de esa manera podemos jugar un poco más, es decir que ampliamos el ámbito de uso de TACTICA”, concluye Paula y remata: “eso es muy importante porque como organizadora de empresas me sirve cada vez más porque no hay rubro que me limite, ya que se puede ver a TACTICA como una estructura y no como algo enlatado”.

Y en la opinión de la empresa: “implementar TACTICA nos permitió ser más estratégicos a la hora de tomar decisiones debido a que sabemos dónde estamos parados y esto nos motiva a ir por más”.

Gracias a TACTICA, la empresa Novit, que se dedica a la prestación de servicios de seguridad privada, puede realizar la trazabilidad de clientes y organizar acciones de marketing de manera exitosa. Eso les permite realizar una gestión administrativa y comercial más eficiente, y al mismo tiempo le sirve para captar nuevos clientes.

El desafío

Tres sistemas simultáneos y dos proveedores diferentes formaban parte de la estructura organizativa de Novit para llevar adelante la facturación, el monitoreo de los sistemas de alarma que instalan, y la gestión administrativa y comercial. Sin embargo, sabían que necesitaban contar con una herramienta mucho más eficiente. “Buscábamos una solución que nos permitiera hacer un seguimiento desde lo comercial, es decir trabajar desde un CRM, ya que las bases de datos las teníamos en ambos sistemas. Necesitábamos algo más completo”, señala Marta González, de Novit.

Hasta el momento en que recibieron el e-mail de TACTICA, la empresa le reclamaba a sus antiguos proveedores que buscaran la manera de incorporar un módulo que les permitiera integrar la parte comercial. Sin saberlo, necesitaban lo que TACTICA les ofrecía y, por eso, les llamó la atención de inmediato la propuesta.

La solución

“Cuando implementamos TACTICA migramos directamente nuestra base de datos de un Excel y desde ahí comenzamos a trabajar con la nueva herramienta”, explica Marta. De esta manera, en un solo paso pudieron importar toda la información sensible de sus clientes al sistema de TACTICA y realizar desde allí la trazabilidad de su cartera de clientes.

Según Marta González, el módulo que utilizan con mayor frecuencia es el que les permite enviar e-mail en forma masiva. Además, realizan el seguimiento de cada contacto que los vendedores mantienen con los clientes, y de esta manera pueden obtener reportes de la actividad comercial que desarrollan.

Los resultados

González reconoce que en TACTICA “hay mucho para desplegar” pero que uno de los beneficios que más resultados les dio es el de organizar campañas de promoción, marketing, y el envío de e-mail masivos. “Armamos las plantillas, seleccionamos los e-mail de la base de datos y se envían los correos en forma automática. De esta manera, generamos campañas de promoción tanto para clientes existentes como para prospectos”, destaca González.

Es así como a través de TACTICA pueden administrar su cartera de clientes, “por ejemplo, para ofrecerles nuevos productos o promociones”, dice González, y a la vez buscan captar los nuevos “con alguna promoción u oferta”. Eso les permite hacer un seguimiento de clientes y al mismo tiempo mantener un canal de comunicación abierto y fluido con ellos, ya que muchas veces se contactan por otros temas a partir de haber recibido un e-mail con una campaña de Novit. Y como consecuencia de ese tipo de acciones “también hubo algunas entradas positivas, es decir que captamos nuevos clientes”, concluye González.

Pese a que Grundfos Argentina cuenta con una larga trayectoria en el uso de un CRM, gracias a la implementación de TACTICA ahora mantiene centralizada su base de datos de clientes, puede generar presupuestos, cargar las visitas comerciales, registrar las llamadas realizadas y hacer un seguimiento de cada cotización. Es por eso que son los primeros en recomendar TACTICA a su larga cartera de distribuidores.

El desafío

Según cuenta el Gerente General, Omar Bulnes, Grundfos Argentina cuenta con la cultura del uso de un CRM desde hace varios años. Sin embargo, el sistema que habían implementado antes de TACTICA tenía ciertas limitaciones.

“Teníamos un software que se llamaba Maximizer, y cuando descubrimos TACTICA vimos que había algunas similitudes pero con ciertas ventajas más”, dice Bulnes y agrega: “el sistema anterior no tenía soporte local, y lo que más nos atrajo de TACTICA fue el módulo de Cotizaciones, que el otro programa no tenía. Esas fueron las premisas que tuvimos en cuenta para hacer el cambio”.

La solución

A partir de la implementación de TACTICA, la empresa agilizó notablemente el proceso de cotizaciones y el seguimiento de las mismas. “Antes, al hacer las cotizaciones fuera de un sistema, teníamos que buscar los datos por todos lados, además de que no todas tenían el mismo formato”, señala Bulnes. En cambio, TACTICA les permite tener toda la base de datos de clientes centralizada en un mismo sistema. De esta manera, a partir de que un cliente, ya sea existente o potencial, se pone en contacto con un vendedor de la empresa y solicita una cotización, el empleado puede mantener en TACTICA el registro de todo el circuito comercial: las llamadas realizadas, las visitas comerciales, los presupuestos enviados, y además puede hacer un seguimiento completo de cada etapa.

Los resultados

Grundfos es una empresa multinacional líder en el mercado mundial de bombas y equipos de bombeo. Si bien es de origen dinamarqués, en la Argentina cuenta con unos 1000 distribuidores, de los cuales varios de ellos también utilizan TACTICA para llevar adelante la gestión administrativa y comercial. “Cuando nosotros les contamos a nuestros distribuidores lo que hacemos con el CRM, terminamos recomendando TACTICA” dice Bulnes. Según el Gerente General, es un sistema fácil de usar y de implementar, y que les aporta muchos beneficios. “Con TACTICA tenemos el manejo sencillo de toda la información de clientes en una sola base, incluyendo las cotizaciones, y no es complicado para el usuario. Además, la relación costo-beneficio es buena, por eso lo recomendamos”, concluye Bulnes.