El desafío

Hacia mediados del año 2006, Egox sentía que la organización de las tareas cotidianas le demandaba mejores instrumentos que le permitieran llevar adelante un mayor control y orden interno. Si bien contaba con una buena organización de la facturación, gracias al uso de un sistema a medida, no tenía una base de datos de clientes actualizada, y mucho menos una herramienta que le permitiera integrar todas las acciones en un solo lugar.

“El sistema de facturación que teníamos era eficiente para la emisión, cobro, y control de comprobantes y pagos, pero no nos permitía llevar la información del trato con el cliente, lo que intentábamos hacer a través de diversas planillas o archivos en programas, aunque la tarea no siempre se cumplía”, recuerda Leandro Szwarcberg, responsable de Administración de Egox.

En efecto, la empresa manejaba distintas utilidades por separado para cada tarea. Así, en un Exchange contaban con una carpeta por cada cliente con los correos, conversaciones y datos del contacto; en Excel guardaban el historial de las cotizaciones; y a través del sistema de facturación realizaban las facturas, remitos y demás documentos fiscales. “Esto hacía que muchas veces duplicáramos las tareas, como registrar los pagos en una planilla de contabilidad en Excel y en el sistema de facturación para sacar los pagos”, cuenta Leandro.

La solución

“TACTICA era la solución que integraba prácticamente todos los requerimientos que teníamos”, dispara el encargado de Administración de Egox. Sin embargo, hasta llegar a ella recorrieron un largo camino de evaluación y prueba de distintas soluciones.

De hecho, en primer lugar consideraron la posibilidad de hacer un software a medida, ya que la experiencia anterior les había resultado cómoda desde el punto de vista que la solución se amoldaba a su uso, “pero como contrapartida cada cambio o modificación nos ataba a un programador que conociera el sistema”, explica Leandro. “También evaluamos otros software con mayor antigüedad y experiencia que TACTICA, como Tango, pero las soluciones eran extremadamente cerradas y estaban centradas en mejorar la administración y contabilidad de la empresa, pero no atendían nuestro requerimiento de un CRM; y hubo otras soluciones que descartamos por costos, ya que la implementación y parametrización eran muy honerosas para lo que estábamos dispuestos a invertir siendo una PyME”.

Para el encargado de Administración, “la idea de TACTICA, de poder integrar en una misma solución, el historial de las conversaciones con los clientes, el intercambio de correo, pedidos, facturación, agenda, proveedores, pagos y demás funciones del funcionamiento diario de la empresa era por demás prometedora”.

Los resultados

Y la puesta en marcha de TACTICA finalmente rindió sus frutos: “la principal solución que tiene el sistema es que es realmente integrador. Tiene una inmensa cantidad de herramientas que nos permite contar con funciones desde el control de la agenda de cada vendedor, qué habló con cada cliente, los correos y conversaciones; hasta todo el proceso posterior a la venta y el manejo con proveedores, facturación, contabilidad, cobranzas, stocks, cashflow etc”, destaca Leandro.

Por otra parte, el encargado de Administración de Egox también destaca la evolución y mejora del soporte técnico de TACTICA: “cuando recién tomamos el sistema, por el año 2006, muchas veces resultaba difícil contactar a un operador que nos pudiera brindar soluciones. Pero esto fue mejorando, y en la actualidad hay soporte en línea en el día, y la asistencia remota mejoró sustancialmente la resolución de conflictos. Además, la gente de desarrollo está más abierta a la búsqueda de soluciones y mejoras”.

En definitiva, gracias a TACTICA, ahora Egox puede llevar un control más detallado de los clientes, lo que les permitió tener una mejora sustancial en los tiempos de respuesta a sus requerimientos. “A su vez, el sistema va agregando, a través de actualizaciones, nuevas funciones y herramientas que lo hacen cada vez más funcional”, concluye.

El desafío

Muchas veces, la decisión de adoptar un software de gestión no se basa únicamente en las cualidades que presenta la herramienta, sino también en el soporte técnico y la atención al cliente que brinda la empresa que lo provee. Esas fueron las razones que empujaron a TDA Anodizado a un cambio: “el sistema anterior era inflexible, difícil de operar, y con un servicio al cliente que no estaba a la altura de nuestras exigencias”, explica César Ribotta, socio director de TDA.

La solución

“Dimos con TACTICA a través de una recomendación de otra empresa usuaria, lo cual nos brindó mayor tranquilidad”, cuenta Ribotta y agrega: “nos decidimos porque vimos que podíamos adoptar un sistema operativo que podía adaptarse a nuestras necesidades y que podía acompañarnos en el crecimiento de nuestra jóven pyme”.

En efecto, de inmediato TDA notó una importante predisposición al servicio y una rápida capacidad de respuesta por parte de TACTICA. “Es una empresa donde las personas que toman la decisión están al alcance del cliente, lo cual facilita el dialogo y la acción”, destaca el socio director de TDA. Estas características, sumadas a la ventajas que presenta la herramienta, hicieron que la empresa ya no tuviera que lidiar más con un software obsoleto, y por sobre todas las cosas, sin el soporte adecuado.

Los resultados

Con la ayuda de los videos de capacitación y la asistencia de TACTICA, TDA pudo parametrizar el software a la medida de sus necesidades. De este modo, la empresa pudo reunir en una sola herramienta la información que generan las distintas áreas, mantenerla actualizada de una manera sencilla y así mejorar la respuesta y la atención al cliente frente a cada pedido o consulta.

“Con TACTICA encontramos que podemos tener un manejo de la información mucho más afable, la posibilidad de crear reportes a medida, facilidad en la facturación y en el seguimiento de las cuentas corrientes. Además, tenemos la posibilidad de extraer información para manejarla desde otros softwares”, resume Ribotta.

El desafío

Como importadora y comercializadora de equipamiento médico, especializada en el área de diagnóstico por imágenes y el tratamiento de patologías específicas, la calidad de los equipos, la atención al cliente, y el soporte técnico y comercial post-venta, son aspectos fundamentales que Fridimex no puede descuidar. Pero el manejo interno de la empresa, no siempre podía tener la misma solidez, muchas veces debido a la falta de un sistema de gestión integral.

“Contábamos con un sistema básico: no teníamos una clara base de datos de clientes y proveedores, no manejábamos el stock detallado, no podíamos hacer la trazabilidad entre una compra y una venta. Es decir, teníamos la información simple y necesaria solo para poder presupuestar, remitir, facturar, cobrar, comprar y pagar, pero sin poder interrelacionar todos esos procesos a la vez”, cuenta Anahí Piñeiro, administrativa de Fridimex.

La solución

TACTICA era la solución que estaban buscando. Los sistemas que habían evaluado hasta el momento no cumplían con todo lo que Fridimex estaba necesitando: “algunos solo te permitían manejar el área de gestión, otros los descartamos por ser muy costosos. TACTICA nos pareció ideal porque nos permitía manejar todo en una misma base de datos, y podíamos contar tanto con la parte de CRM como de ERP en una sola plataforma”, describe Anahí.

En poco tiempo, Fridimex pudo comprobar el impacto de trabajar con TACTICA en toda su actividad comercial: “tenemos toda la información necesaria al alcance de nuestras manos; ya sea los datos de nuestros clientes (y potenciales), de nuestros proveedores (y potenciales), y hasta de nuestros competidores. De hecho, poder mantener un historial de las distintas actividades que hacemos con ellos, es como tener el ‘legajo’ de cada uno a un solo click”, explica la encargada del sistema.

De la misma forma opina acerca del soporte técnico de TACTICA, que se encuentra disponible las 24 horas, los 365 días del año, y solo al alcance de un click. “La asistencia remota es rápida y efectiva; siempre me solucionaron el problema que haya surgido. Además, los videos son una forma de capacitación muy efectiva”.

Los resultados

Con TACTICA, ahora la empresa puede organizar campañas de correo masivo y hacer un seguimiento exhaustivo de los potenciales clientes a los cuales les envían presupuestos. “Podemos realizar desde el contacto con el cliente hasta el seguimiento de las distintas actividades que mantenemos con él; ya sean llamadas, visitas, contacto vía mail, etcétera”, describe Anahí.

Además de los beneficios de contar con una base de datos ordenada, donde resulta mucho más ágil y efectivo consultar toda la información, Fridimex también destaca las mejoras que obtuvieron en cuanto al manejo interno de la organización. “Al tener más controlado el stock, podés hacer la trazabilidad entre una compra y una venta y tener auditado a los vendedores constantemente. Así, podés calcular sus comisiones correspondientes, llevar adelante la contabilidad, el seguimiento de los fondos, el armado de distintos reportes para control interno y externo, auditar la interacción entre los mismos usuarios, y hasta exportar a planillas de cálculo los datos que necesitemos”, enumera Anahí y concluye: “TACTICA nos proporciona muchas herramientas de control y análisis interno”.

Unispace conoció  TACTICA porque buscaba un sistema multiusuario que le permitiera llevar toda la gestión administrativa y comercial de la empresa, sin tener que desembolsar una suma importante de dinero. ¿El resultado? La compañía venezolana ya lleva cuatro años de uso intensivo del sistema, y los beneficios obtenidos sobrepasaron el motivo de su implementación.

El desafío

Unispace es una empresa venezolana que se dedica a proveer todo tipo de mobiliario para oficinas. Por su metodología de trabajo, ya conocía las ventajas de contar con un CRM para administrar su base de clientes que le permitiera lograr una mejor gestión administrativa y comercial. Sin embargo, la empresa crecía, y el sistema que utilizaba ya le empezaba a quedar chico.

La solución

El encargado de proveer la solución que necesitaba Unispace fue Oriol, distribuidor de TACTICA en Venezuela, quien les acercó el software para que hicieran una prueba. “Necesitábamos una plataforma multiusuario y el costo de la que veníamos utilizando se incrementaba por la cantidad de usuarios que requeríamos. Oriol nos propuso TACTICA como alternativa, y al poco tiempo lo instalamos en la empresa”, describe Arthur Sylva, Gerente de Mercadeo de Unispace.

Pero el cambio no solo les permitió que varios usuarios pudieran interactuar con la base de TACTICA al mismo tiempo, sino que descubrieron todo el pontecial que les brinda la herramienta para llevar un control sobre las ventas, los pedidos de los clientes, y las respuestas que les brinda la empresa.

“En el area de Mercadeo llevamos un control del personal y de la comunicación que se le brinda al cliente, y con TACTICA podemos ver el historial completo de cada venta, desde el primer contacto hasta que se entrega el producto, pasando por cada instancia del proceso”, destaca Sylva.

Los resultados

La experiencia que acumula Unispace en los cuatro años que lleva de uso del sistema, le permite llevar un control organizado del seguimiento de los clientes. De esta manera, con solo hacer una consulta, es posible conocer todas las actividades y movimientos que un vendedor tuvo con cada prospecto.

“El mejor resultado ha sido tener en un mismo espacio la información del cliente, las cotizaciones, las visitas realizadas, y el responsable de ventas. Eso nos permite, rápidamente, dar una respuesta acertada”, concluye el Gerente de Mercadeo de Unispace.

En definitiva, contar con toda la información ordenada en un solo lugar y que pueda ser compartida por distintas areas de la organización, le permite a Unispace tomar mejores decisiones comerciales, organizar campañas de marketing específicas, y ofrecer soluciones acertadas, a la medida de cada cliente.